Mittaristosta tukea liiketoiminnan johtamiseen

/ Jarkko Hänninen

Olemme eCraftilla kehittäneet erilaisia mittaristoratkaisuja (engl. performance dashboard) asiakkaillemme  viime vuosien aikana. Niitä on rakennettu sekä pienille että isoille yrityksille suorituskyvyn seurannan ja hallinnan helpottamiseksi. Jokainen mittaristo on erilainen sillä niiden sisältövalintoihin vaikuttavat yrityksen strategiset tavoitteet. Niitä voidaan luoda yksi tai useita – joko koko organisaation kattavalla strategisella tasolla tai operatiivisemmalla yksikkötasolla. Tietolähteinä voidaan käyttää sekä sisäisiä että ulkoisia. Olen huomannut että mittaristo toimii oivallisena työkaluna liiketoiminnan johtamisessa ja samalla se helpottaa myös tietohallinnon roolia olennaisen tiedon tuottamisessa.

Hajaantuneesta ja manuaalisesta tiedonhallinnasta kohti keskitettyä ja automatisoitua ratkaisua

Olemme luoneet mittaristoja, jotka kokoavat olennaisen liiketoimintainformaation keskitetysti samaan paikkaan. Tiedon jalostusketju datasta merkitykselliseksi informaatioksi on kokonaan automatisoitu Qlikin työkaluilla (QlikView, Qlik Sense) eikä ole enää tarvetta manuaalisille excel-pyörittelyille jalostusketjun eri vaiheissa. Kun lukujen yhdistely ja laskenta on automatisoitu, ihmiset voivat siirtää fokuksen kohti lukujen analysointia – parhaassa tapauksessa olennaisia syy- ja seuraussuhteita voidaan kaivaa esiin saman palaverin aikana ilman erillistä tiedon jalostusvaihetta. Tietoa voidaan ketterästi pyöritellä eri näkökulmista ja porautua tarpeen tullen yksityiskohtiin. Toisin sanoen voidaan siirtyä kysymyksestä ”mitä tapahtuu?” nopeammin vastauksiin sekä edelleen tärkeisiin ”miksi näin tapahtuu?” ja ”mitä voimme tehdä suorituskyvyn kehittämiseksi?”

Mittaristo liiketoiminnan johtamisen työkaluna

Merkittävimmät hyödyt tulevat esiin silloin kun mittaristoa käytetään liiketoiminnan johtamisen tukena päivittäisellä tasolla. Esimerkiksi kun käytössä olevan mittarin toteuma eroaa merkittävästi määritellystä tavoitteestaan, asiaan voidaan reagoida mahdollisimman nopeasti. Olemme kehittäneet mittaristoille käyttöliittymiä, joiden avulla liiketoiminnan tila ja merkittävimmät muutokset tulevat esiin selkeästi. Niiden avulla voidaan löytää merkittävimmät trendit ja poikkeamat hetkessä. Samalla ne auttavat rakentamaan ja kommunikoimaan yhteisen käsitteistön liiketoiminnalle merkittävistä tekijöistä. Kun mittareiksi on valittuna vain tärkeimmät, tekeminen voidaan kohdistaa niihin asioihin joilla on painoarvoa. Liiketoiminnan tilan tai liiketoimintaympäristön muuttuessa tekeminen pitää usein kohdistaa uudelleen, mikä taas vaikuttaa seurattaviin mittareihin. Mittariston sisällön pitää siis elää liiketoiminnan mukana.

Useimmiten eri yksiköissä on totuttu tekemään laskentaa omilla tavoillaan, minkä seurauksena yksiköiden väliltä löytyy suuriakin laskentalogiikkaeroja. Kun samoja asioita lasketaan eri menetelmin, on kovin vaikeaa rakentaa isoa kuvaa koko yrityksestä tai vertailua yksiköiden kesken. Tilannetta voisi verrata lennonjohtajaan joka saa hyvin erimuotoista informaatiota lentosuunnitelmista sekä lähestyvistä ja loittonevista lentokoneista, minkä jälkeen pitäisi tehdä päätöksiä lentokoneiden tulojärjestyksestä ja aikatauluista. Mittaristoa rakentaessa olemme taklanneet tämän haasteen määrittelemällä läpi organisaation käytettävät toimintamallit, mikä konkretisoituu yhteiseen laskentalogiikkaan. Kommunikointi helpottuu kun parhaassa tapauksessa suorituskyvyn tilanteesta syntyy yhtenevä näkemys läpi organisaation.

Mittaristo mahdollistaa yhteisten tavoitteiden seuraamisen organisaatiorajoista välittämättä, mikä luo edellytykset siiloutuneiden organisaatiorakenteiden purkamiselle. Esimerkiksi tuotekehityksessä voidaan hyödyntää apuna jälkimarkkinoinnin mittareita. Kun kaikilla on sama ymmärrys nykyisestä tilanteesta, on suunnattomasti helpompi lähteä kehittämään toimintaa ja luomaan suorituskyvyltään parempaa tulevaisuutta.