Hallittu tiedolla johtaminen, Osa 3 – BI Osaamiskeskuksilla vähemmän teknologiahankkeita, enemmän johtamista ja parempia tuloksia

Tuukka Sarkki.

Voiko päätöksenteon ulkoistaa? Voiko teknologiavalinnalla ratkaista liiketoiminnan strategisia haasteita? Harva vastuuntuntoinen johtaja on tätä mieltä – kuitenkin tiedolla johtamisen hankkeita usein ostetaan (ja myydään) kuin näin olisi. Oikein sovellettu BI-osaamiskeskus auttaisi tekemään vähemmän mutta paremmin mitoitettuja ja osuvammin liiketoimintaa tukevia hankkeita, sekä saamaan jo tehdyistä teknologiainvestoinneista täyden hyödyn irti.

Gartner esitteli jo 90-luvulla vision BI-osaamiskeskuksista joiden avulla organisaatioiden BI –työtä voitaisiin ohjata liiketoimintalähtöisesti ja konsepti on sittemmin jalostunut käytäntöön varsinkin kansainvälisissä suuryritysympäristöissä. Suomessa näiden osaamiskeskusten todellinen tuleminen on vielä näkemättä. Osaltaan taustalla on ajatus siitä että malli soveltuu huonosti tyypillisen suomalaisen yrityksen kokoluokkaan (palaan myöhemmin tähän virheelliseen käsitykseen), mutta ennen kaikkea syynä on juuri syvään juurtunut toimintamalli, jossa liiketoiminnan haasteiden ratkaiseminen koitetaan ulkoistaa teknologiahankkeisiin – tyypillisesti vielä oman organisaation ulkopuolisille toimijoille.

Tähän ajattelumalliin istutettu BI-osaamiskeskuksen toteutustapa muistuttaa pikemminkin väärin roolitettua ja mitoitettua Service Deskiä kuin aitoa BI-osaamiskeskusta. Epäonnistuneita osaamiskeskushankkeita yhdistääkin lähestymistapa, jossa ratkaisutoimittajalle on siirretty joko liikaa vastuuta (esimerkiksi tarvemäärittelyn ja priorisoinnin vastuita), tai toisessa ääripäässä kokonaan estetty toimittajan näkyvyys liiketoiminnan strategisiin tavoitteisiin, jolloin osaamiskeskus taantuu reaktiiviseksi tikettienkäsittelymekanismiksi.

Kuva 1: BI Osaamiskeskuksen rooli suhteessa sidosryhmiin
Kuva 1: BI Osaamiskeskuksen rooli suhteessa sidosryhmiin

Osaamiskeskus ei ole organisaatio – se on toimintatapa

Millainen sitten on toimiva BI-osaamiskeskus? Suurin ero meillä tyypillisesti nähtyihin osaamiskeskusviritelmiin liittyy siihen miten osaamiskeskus linkittyy muuhun organisaatioon; hyvä osaamiskeskus on pikemminkin toimintamalli ja prosessi kuin erillinen organisaatio. Toimivassa osaamiskeskuksessa olennaista on suora linkittyminen liiketoiminnan prosesseihin ja tämä edellyttää että samat ihmiset jotka vastaavat liiketoiminnan johtamisesta ja kehittämisestä osallistuvat myös osaamiskeskuksen työskentelyyn.

Ulkopuolisten resurssien käytöstä on hyötyä, mutta näiden ulkopuolisten asiantuntijoiden roolina tulisi olla osaamiskeskusmallin jalkauttamisen tukeminen, sekä sen varmistaminen että liiketoiminnan edustajilla on riittävä ymmärrys ratkaisuista ja palvelumalleista joita liiketoiminta voisi optimaalisesti hyödyntää tiedon tuomisessa organisaation kaikkiin päätöksentekotilanteisiin.

Osaamiskeskus asettuu tällöin luontevasti strategisen päätöksenteon konkretisoivaksi mekanismiksi, joka ohjaa tiedolla johtamisen hankkeita tarvelähtöisesti. Kyse onkin ennen kaikkea tavasta konkretisoida hallitun tiedolla johtamisen periaatteet, ja tietoon perustuvan johtamiskulttuurin jalkauttamisesta koko organisaatioon. Tässä on myös syy jonka takia uskon että osaamiskeskusajattelu soveltuu erinomaisesti myös PK-sektorin yrityksille eikä vain kansainvälisille suuryrityksille kuten meillä usein uskotaan. Se ei vaadi investointeja uusiin teknologioihin, henkilöresursseihin tai alihankintaketjuihin, vaan kyse on paremmasta tavasta hyödyntää nykyistä osaamista ja kohdentaa se oikein, strategisiin päätöksiin nojautuen.

Kohti toimivaa BI-osaamiskeskusta

Miten sitten BI-osaamiskeskuksen käynnistämisessä kannattaa lähteä liikkeelle? Vaiheet ovat yksinkertaisia, mutta edellyttävät organisaatiolta kypsyyttä sitoutua muutokseen.

1) Tunnistakaa osaamiskeskukselle sitoutunut ja päätöksentekokykyinen omistaja. Kannattaa huomioida että tyypillisesti onnistuneiden BI-osaamiskeskusten vetäjiä löytyy pikemminkin yrityksen johtoryhmästä ja liiketoimintayksiköiden vetäjistä kuin IT-organisaatiosta.

2) Tunnistakaa osaamiskeskuksen omistajan johdolla liiketoiminnan olosuhteita ja tulevia kehityssuuntia parhaiten kuvaavat mitattavissa olevat ilmiöt. Jos yrityksenne strategia on tunnistettu, tämä on helppoa – mikäli strategiaa sen sijaan ei ole tai se on epäselvä, ei BI-osaamiskeskus voi tuottaa haluttuja tuloksia.

3) Tuokaa olemassa oleva tieto hallitun tiedolla johtamisen mallin piiriin tunnistettujen strategisten mittareiden pohjalta. Tämä tarkoittaa käytännössä kahta asiaa:

    a. Mikäli strategiaa tukeva päätöksenteko edellyttää tietoja joita olemassa olevat järjestelmät eivät vielä tuota, tämä lähestymistapa auttaa tekemään nämä kriittiset tietotarpeet näkyviksi

    b. Mikäli organisaatiossa kerätään, tallennetaan ja siirrellään tietoa jonka pohjalta ei tehdä mitään päätöksiä, herää kysymys miksi maksatte turhasta ja tarpeettomasta tietologistiikasta. Olkaa valmiita tuhoamaan tarpeeton tieto.

4) Aiempien vaiheiden perusteella pystytte jo näkemään, millainen teknologiamaisema tukisi parhaiten hallitun tiedolla johtamisen jalkauttamista organisaatioonne. Usein täydellistä teknologiavalikoimaa ei voida saavuttaa, vaan osaamiskeskuksen ulkopuolisten asiantuntijaresurssien kanssa tunnistetaan aiempien teknologiahankintojen optimaalinen käyttö, ja näitä täydentävät muut hankinnat. Tavoitteena on aina vähentää hankkeista ja projekteista aiheutuvaa ylimääräistä työtä ja investointeja, sekä minimoida liiketoiminnan jatkuvuuteen kohdistuvat riskit.

5) Tue muutoksen läpiviemistä koko organisaatiossa. Avaa tieto päätöksenteon tueksi osaamiskeskuksen kautta. Kouluta uusiin prosesseihin ja valittuihin teknologioihin.

Viimeinen vaihe on haastavin, ja tyypillisesti juuri tässä kulttuurimuutoksen mahdollistamisessa kannattaa käyttää ulkopuolista sparraajaa ja fasilitoijaa, joka tuo parhaat käytännöt paitsi itse BI-osaamiskeskuksen prosesseihin, myös tapoihin joilla osaamiskeskus saadaan käynnistettyä liiketoiminnan realiteetteja parhaiten tukien.

Me eCraft Referrellä autamme teitä mielellämme näissä BI-osaamiskeskukseen liittyvissä haasteissa – ota yhteyttä ja jutellaan lisää.

Tuukka Sarkki, Manager