Tarinankerrontaa ja LÄPÄn heittoa

Rami Jahkonen.

”Myynti kasvoi 5% budjettiin verrattuna”, ”Tulos heikkeni katteen pienennyttyä” ja ”Liikevoitto parani kiinteiden kustannusten päädyttyä ennustetta pienemmäksi”. Esimerkkejä tutunnäköisistä lausahduksista yritysten johdon kuukausikirjeistä. Kirjoitettuna jälleen kerran pakosta, todennäköisesti tekstin tuotto ulkoistettuna controllerille ja edelleen kopioituna powerpointteihin edellisen kuukauden pohjasta. Onko selityksien tasoon syynä sitten ymmärtämättömyys omasta liiketoiminnasta, laiskuus vai yrityksen kulttuuri niin lopputulos on sama – niin turhia kommentteja ja ajanhukkaa sekä tekijälle, että lukijalle.

abc.png

Mutta miksi asian nostaminen esille on niin tärkeää, että aihe ansaitsee oman kirjoituksensa? Mielestäni oikein käytettynä ja ymmärrettynä kommentointi on erittäin arvokas lisä osana johtamista selittämään numeroita, avaamaan taustoja sekä kertomaan vaadittuja tulevia toimenpiteitä. Tällä en tarkoita monien sivujen pituista romaania (näitäkin tosin tulee matkan varrella vastaan). Pieni sanallinen selitys vähintäänkin pakottaa ymmärtämään syyt ja seuraukset. Parhaimmassa tapauksessa lisäarvoa saadaan taas niistä johtopäätöksistä ja toimenpiteistä, joita kommenttien perusteella voidaan tehdä. Mitä toimenpiteitä tarvitaan sekä miten ne saadaan konkretisoitumaan tuloksiksi. Hyvä ja kiteytetty yhteenveto tehostaa myös johtoryhmätyöskentelyä, kun kaikilla on yhteinen ymmärrys taustoista ja esille on nostettu johtamisen kannalta olennainen tieto. Ja edelleen kun kommentit saadaan liitettyä yhteen paikkaan kuukausittaisten lukujen rinnalle, niin palaaminen historiaan tarpeen mukaan on huomattavasti helpompaa – millä olettamuksilla vuosi sitten päädyimme tähän.

Mitkä voi olla syitä taustalla sille, että näen tämän päivän kommentoinnin yleisesti ongelmallisena ja laadun huonona? Tämä pätee samalla lailla olkoon kyseessä sitten liiketoimintajohtajan kuukausianalyysi tai myyntipäällikön viikkoraportointi. Tässä muutamia ajatuksia ja ratkaisuja, joita voisit peilata omaan tapaanne toteuttaa.

Johtamisen kulttuuri on varmasti yksi pääsyyllinen. Olkoon toteutustekniikka mikä tahansa, niin tavalla ja vaatimuksilla organisaatiokulttuurissa on varmasti vaikutuksensa kommentointiin sekä niiden laatuun tai puutteeseen. Vaaditaanko vastuullisia välillä niin kovin epämukavistakin asioista tuottamaan selityksiä ja korjaavia toimenpiteitä – ja vielä kirjallisesti. Tämähän vaatisi lukujen ja toimenpiteiden sekä selityksien synkkaamista – ja pahimmillaan jopa oman liiketoiminnan ymmärtämistä. Niin kovin helposti päästetään hyvä puhuja esim. johtoryhmässä puhumaan itsensä tilanteesta ulos parhaimmillaan kiertäen koko asia. Onko tuttua?

Toinen asia on varmasti osittain tekniikassa ja ratkaisuissa, joilla raportointia toteutetaan. Valitettavan useinhan lukujen raportointi ja liiketoiminnan kommentointi ovat irrallaan toisistaan. Tai yhdistyvät ”leikkaa ja liimaa” toiminnon kautta PowerPoint kalvoille taikka Word –dokumenteille.  Ja lopputuloksena tästä kerran tehty esitys, joka seuraavan kuukauden aikana hukkuu kommentteineen arkistoon.

dashboard.png

Mutta mitäpä jos kommentointi olisi osana itse raportointiratkaisua? Selittävät tekijät ja kommentit syötettäisiin samalla kun lukuja analysoidaan – samasta käyttöliittymästä. Näin tarina saadaan osaksi kuukausiraportointia eikä ole enää irrallinen prosessi. ja kommentit ovat myös kaikkien tarvittavien saatavilla välittömästi – myös historian osalta. Ja pidemmälle vietynä niin, että itse johtoryhmämateriaalina toimisi johtamisen dashboard kommentteineen. Vähemmän sähköpostia, vähemmän irrallisia asioita ja enemmän keskittymistä liiketoiminnan kehittämiseen ja toimenpiteisiin. Ja voisihan tarinan syöttämisen rinnalla antaa myös muita indikaattoreita tukemaan numeroita, joista edelleen voitaisiin analysoida pidemmälle. Tähän tekniseen puoleen ratkaisumme on kehittämämme LÄPPÄ, jonka avulla kommentit voidaan ottaa osaksi muuta raportointia ja sisällyttää esim. johdon dashboardiin.

Me eCraft Referrellä autamme mielellämme tiedolla johtamisen haasteissanne, joihin tämäkin aihealue osaltaan liittyy. Lue täältä lisää LÄPÄ:stä ja ole rohkeasti yhteydessä ja katsotaan miten saadaan teillä LÄPPÄ lentämään liiketoimintaa hyödyttävällä tavalla.

Rami Jahkonen

Partner, eCraft Referre