Miten valmistautua pilvipohjaisen suunnittelujärjestelmän käyttöönottoon?

Otto Hintikka.

Liiketoiminnan suunnittelujärjestelmän onnistunut käyttöönotto vaatii huolellista valmistautumista niin kalenteriajan, hankintabudjetin kuin tarvittavien resurssienkin osalta. Lisäksi vaatimuksena on myös ylimmän johdon tuki, joka yleensä syntyykin luontevasti tarpeesta paremmalle ja läpinäkyvämmälle liiketoiminnan ohjaukselle. Järjestelmää päivittäisessä työssä käyttävät talouden ja liiketoiminnan loppukäyttäjät on niin ikään sitoutettava projektiin mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.

Tässä artikkelissa käsittelemme tarkemmin sitä, mitä käyttöönottoprojektiin valmistautuessa tulisi ottaa huomioon.

 

Selkeät ennakkomäärittelyt

Selkeät ennakkomäärittelyt ovat tarpeen etenkin, mikäli järjestelmähankinnasta tehdään tarjouspyyntökierros. Muussakin tapauksessa huolelliset määrittelyt ovat erittäin tärkeitä varmistamaan sen, että hankkeen tavoitteet ja hyödyt ovat asetettu kattavasti ja tulevat huomioiduksi projektissa täysimääräisesti.

Hankintaprosessin aikainen määrittelyjen läpikäynti asiantuntevan toimittajan kanssa auttaa löytämään mahdolliset puutteet suunnitelmissa sekä antamaan mahdollisimman tarkan hinta-arvion perustuen optimaaliseen toteutukseen.

 

Työnjako kumppanin ja oman organisaation välillä

Adaptive Insights-suunnittelujärjestelmän käyttöönotto on kokemuksemme mukaan huomattavasti nopeampaa verrattuna perinteisiin järjestelmiin. Käyttöönotto on hyvä tehdä osaavan järjestelmäkumppanin avustuksella, mutta asiakas voi myös itse osallistua aktiivisesti toteutukseen alusta alkaen, koska kehitys ei vaadi erityisiä ohjelmointi tai IT-taitoja.

Käytännössä asiakas pystyykin yleensä vastaamaan toteutuksen jälkeisestä järjestelmän ylläpidosta sekä pienkehityksestä pääosin omavaraisesti. Käyttöönottovaiheessa kokeneen kumppanin osaaminen sekä samanaikainen pääkäyttäjien koulutus on kuitenkin usein korvaamatonta.  Adaptive Insightsin käyttöönottoprojektit tehdään suurelta osin Adaptiven hyväksymien kumppaneiden toimesta. Kumppanit on luokiteltu Silver, Gold ja Platinum – tasoille tehtyjen toteutusten määrän ja laajuuden perusteella. Kokenut kumppani tuo käyttöönottoprojektiin useiden toteutusten kokemuksen ja parhaat käytännöt.

Haluaisitko esimakua siitä, miten järjestelmä toimii käytännössä ja miten käyttöönottoprojekti etenee? Järjestimme aihetta käsittelevän webinaarin, jonka tallenteen voit ladata webinaaritallenteen täältä.

 

Projektiorganisaatio ja resurssit

Oikeiden resurssien määrittäminen ja riittävän ajan varaaminen ovat ensisijaisen tärkeitä projektin sujuvalle etenemiselle ja onnistumiselle kokonaisuutena. Projektille onkin syytä heti alusta alkaen asettaa nimetty ohjausryhmä, jossa on mukana ylimmän johdon tuki ja edustus, esimerkiksi talousjohtaja. Päivittäisen työn osalta Adaptive Insights-toteutuksen projektiryhmässä on tyypillisesti asiakkaalta 2-3 henkilöä sisältäen ainakin tulevat järjestelmän pääkäyttäjät.

Projektiryhmältä varattava aika riippuu toteutuksen laajuudesta. Tyypillinen Adaptive Insights toteutus tehdään 6-12 viikon aikana ja yhteisiä workshoppeja on tavallisesti yksi päivä viikossa. Suurin osa työstä tehdään yhdessä, mutta palavereiden välillä sekä asiakas että kumppani voivat työstää itsekseen eteenpäin avoimia määrityksiä, toteutusvaihtoehtoja tai datalähteitä.

Varsinaisen IT-tuen tarve on Adaptive-toteutuksissa hyvin vähäinen, mutta IT-resurssi on hyvä olla varautunut tukemaan esim. kertakirjautumisten asettamisessa tai data-integraatioiden oikeuksien avaamisessa.

 

Haluatko lisätietoja?

Lataa maksuton oppaamme Adaptive Insights - Pilvipohjainen tiedolla johtamisen alusta saadaksesi lisätietoja Adaptive Insights-järjestelmän käyttöönottoon sekä itse käyttöön liittyen.

Järjestämme torstaina 18.5. klo 9 Adaptive Insights webinaarin aiheella Tiedolla johtaminen pilvipohjaisella alustalla. Ilmoittaudu mukaan täällä.