Liiketoiminnan suunnittelu pilvestä – 2 tapaa toteuttaa suunnitteluprosessin muutos onnistuneesti

Otto Hintikka.

Pilvipohjaisen suunnittelujärjestelmän mukanaan tuomista hyödyistä ja haasteista pääset kuulemaan webinaarissa 17.1.2017. Ilmoittaudu webinaariin

Uuden liiketoiminnan suunnittelujärjestelmän hankinta ja käyttöönotto tulee yleensä ajankohtaiseksi joko silloin, kun vanhan - omilla palvelimilla toimivan - suunnittelujärjestelmän lisenssit ovat vanhentuneet eivätkä uudetkaan versiotkaan näytä ratkaisevan muuttuneen liiketoimintaympäristön haasteita tai silloin, kun varsinaista järjestelmää ei ole käytännössä lainkaan ja suunnittelu toteutetaan laskentataulukoiden ja sähköpostin avulla.

Molemmissa tapauksissa on olennaista huomata, että modernit suunnittelujärjestelmät eivät ole enää vain joko toiminnan suunnittelujärjestelmiä tai talouden budjetointijärjestelmiä, vaan ne yhdistävät sujuvasti molemmat. Vahvat raportointiominaisuudet, visuaalinen analytiikka ja integroituminen muihin järjestelmiin ovat myös ominaisuuksia, joita voi nykyään hyvältä järjestelmältä vaatia. Käytännön kannalta tämä tarkoittaa sitä, että on oltava valmis kyseenalaistamaan nykyinen suunnitteluprossi ja haastettava koko organisaatio miettimään liiketoiminnan todellisia ajureita ja niiden taloudellisia vaikutuksia. Ihanteellisessa tilanteessa yrityksen kannattavuuden ja kassavirran tulevaisuuden näkymä syntyy automaattisesti liiketoiminnan ajureiden suunnittelun ja esim. CRM-datan pohjalta tapahtuvan laskennan ja mallinnuksen kautta. 

Määrittele liiketoiminnan ajurit tarkasti ja yksityiskohtaisesti, mutta anna prosessille mahdollisuus kehittyä

Suunnittelujärjestelmän käyttöönoton yhteydessä voidaan tehdä valinta, lähdetäänkö liikkeelle ylätason strategisesta liiketoimintasuunnittelusta vai mallinnetaanko ensin talouden budjetointiprosessi ja esimerkiksi kulujen euromääräinen allokointi.

  1. Strategisen suunnittelun mallinnuksesta kohti tarkkaa taloudellista budjettia
  2. Myynnin ja tuotannon suunnittelusta kohti liiketoiminnan kokonaisvaltaista taloudellista ohjausta

Molemmissa tavoissa on puolensa, mutta esimerkiksi strategisen suunnittelun mallintaminen ensin voi antaa paremmat mahdollisuudet nykyisen budjetoinnin toimintatapojen kehittymiselle, koska tavoitetilaan johtavat ajurit on validoitava tarkemmalla tasolla. Toisaalta, jos uudella järjestelmällä haetaan ennen kaikkea tehokkuushyötyjä prosessiin, lienee parasta mallintaa ensin olemassaoleva budjetointi pilveen ja hioa prosessista kulmat pois. Oli valittu etenemistapa kumpi tahansa, keskeistä on olla avoimin mielin ja hyväksyä iteratiivinen kehitystapa etenkin suunnitteluprosessiin liittyen.

Kokemuksen mukaan pilvipohjaisen suunnittelujärjestelmän käyttöönoton yhteydessä syntyy uusia oivalluksia liiketoiminnan ohjaavista ajureista ja siitä, miten johtamisen tueksi voidaan tuottaa arvokkaampaa tietoa

Ensimmäisessä tapauksessa eteneminen käyttöönottoprojektissa voi lähteä käyntiin sillä, että ylätason raportointiprosessit viedään pilveen ja määritellyt strategisen suunnittelun pohjat mallinnetaan uuteen järjestelmään tuottamaan yhtenäistä suunnitteludataa. Seuraavassa vaiheessa strategisen suunnittelun syklin yhteydessä määritellään millainen budjetointiprosessi ja tarkkuus tukevat mahdollisimman hyvin johtamista niin operatiivisella kuin ylätasollakin. Tässä kohtaa on siis mahdollisuus määritellä tarvittavat muutokset vanhaan budjetointiprosessiin. Käyttöönotto tapahtuu tehokkaasti kahdessa vaiheessa ja valmistaa organisaation uuteen tapaan nähdä ja suunnitella omaa liiketoimintaa.

Toisaalta muutos voi myös kulkea kohti toimintatapaa, jossa tuotannon perusteella laadittavan tarkemman tason ennusteen tulokset yhdistetään strategisen suunnittelun tuloksena syntyvään ylätason tahtotilaan ja vertailemalla näitä muodostetaan yhtenäinen liiketoiminnan ennuste.  Suunnittelun ja liiketoimintaprosessien mallintaminen pilveen mahdollistaa myös tämän tyyppisen kommunikaation organisaation sisällä.

Yrityksen strategisen suunnittelun täytyy konkretisoitua mitattaviksi tavoitteiksi ja kokonaisvaltaiseksi tulevaisuuden näkymäksi

Jälkimmäinen vaihtoehto mahdollistaa tehokkaan perusprosessin sisäänajamisen ja tämän pilkkomisen tarkempaan suunnittelusykliin. Yhtä lailla mahdollisuutena on laajentaa suunnittelua strategiselle tasolle mallintamalla polku budjetista ylätason tavoitteisiin. Kun lähdetään mallintamaan olemassa olevaa prosessia uuteen järjestelmään on muistettava olla tietyllä tavalla herkkänä vanhoille rutiineille ettei samoja kankeita toimintatapoja rakenneta uuteen ympäristöön ja aleta purkamaan uudelleen. Yksi tapa kampittaa tätä ongelmaa on laajentaa kehittämisryhmää talouden suunnittelunulkopuolelle ja tuoda mukaan vahvempaa liiketoiminnan edustusta.

Moniulotteiset myynnin suunnittelun mahdollisuudet helpottavat koko suunnitteluprosessia. Samalla saadaan automaattisesti luotettava euromääräinen taloudellinen suunnitelma ja kaikkien operoidessa samassa suunnittelupilvessä hallitusti ja määritellyn prosessin mukaisesti, ovat suunnittelun tulokset myös kaikkien hyödynnettävissä yhtäaikaisesti

Pilvipohjaisen suunnittelujärjestelmän mukanaan tuomista hyödyistä ja haasteista pääsee kuulemaan webinaarissa, jossa voit myös esittää omia kysymyksiä asiantuntijoille. Ilmoittaudu webinaariin. Voit myös kertoa ilmoittautumisen yhteydessä, mikäli haluat kysyä jostain erityisestä aiheesta tai nähdä organisaatiosi tarpeita vastaavan räätälöidyn demon Adaptive Insights -järjestelmästä.

Tutustu myös referenssiin: Snellmanin talouden suunnittelu toteutetaan modernilla tavalla pilvessä

Otto Hintikka, Business Insight Consultant