Mitä BI-työkalu maksaa ja miten se maksaa itsensä takaisin?

Jarkko Hänninen.

Luin hiljattain Gartnerin kyselytutkimuksen business intelligence ympäristön kolmen vuoden kokonaiskustannuksista. Tutkimuksesta tulee esille hyvin mielenkiintoisia ja jopa yllättäviä tuloksia kustannuksia aiheuttavista tekijöistä. Hankintaa tekevät yritykset vertailevat usein vain BI-työkalujen lisenssi- ja toistuvia ylläpitokustannuksia, sillä ne ovat näkyvin ja selkein osuus kustannuksista. Tulosten perusteella näiden osuus on kuitenkin vain noin 10 % kokonaiskustannuksista. Ylivoimaisesti suurin osuus tulee sisäisistä IT-henkilöstökustannuksista (IT FTE) - keskimäärin 78 % kokonaiskustannuksista. Kokonaisuudessaan kustannukset jakaantuvat keskimäärin seuraavalla tavalla: 

Teknologioista mainittakoon, että tutkimuksen mukaan edullisin on Qlik maksaen noin 13 050 dollaria per käyttäjä kolmessa vuodessa (vs. 47 525 dollarin keskiarvo).

Takaisinmaksun aika

Nyt kun kustannukset on tuotu esille – miten voimme perustella hankintapäätöksen järkevyyttä? Voimmeko määritellä BI-työkalulle laskentakaavan eli yksinkertaistaen ”jokaista investoitua euroa kohti saamme takaisin x euroa”? Tämän määritteleminen menee monimutkaiseksi, mutta voimmehan ainakin pohtia sitä. 

Lähdetään liikkeelle osasta ”…saamme takaisin x euroa.” ja pääsemme heti asian ytimeen. Ajatellaan asiaa tästä näkökulmasta: Mitä jäisi saamatta tai menettäisimme jos meillä ei olisi käytössä BI-työkalua? Otetaan kärjistäen vertailuun kaksi lähestymistapaa tiedolla johtamiseen:

  1. Vaihtoehto: Ei BI-työkalua käytössä. Printataan ”ne kerran kuussa tulostettavat” raportit suoraan lähdejärjestelmistä. Tietoja ladattaessa päivät kuluvat nopeasti ja visualisointi tehdään lopulta excelissä manuaalisesti. Kenellä olikaan ”se uusin versio” taulukosta?
  2. Vaihtoehto: Moderni BI-työkalu käytössä. Lähes koko organisaatio pääsee käsiksi työntekoa edistävään informaatioon. Johtajat saavat käyttöönsä päätöksentekoa tukevaa tietoa juuri silloin kun päätökset pitää tehdä, parhaassa tapauksessa jo hyvin etukäteen. Analyytikot pääsevät ”pyörittelemään” eri järjestelmistä yhdistettyä tietoa käden käänteessä ja analyysien taso on merkittävän syvällä liiketoiminnan ytimessä. Tarpeen tullen mukaan voidaan ottaa muutamassa minuutissa lisätietoja. Esimerkiksi asiakastietoihin voidaan lisätä sopimustietoja: ”kuinka monen asiakkaan sopimukset olivatkaan päättymässä ensi kuussa?” -> ”luku näyttäisi olevan 300” -> ”no mitäs toimenpiteitä olemmekaan näiden eteen tehneet…?” -> ”kuinka voisimme parantaa näitä toimenpiteitä tulevaisuudessa?”

Näitä kahta lähestymistapaa vertaillessa merkittävä ero löytyy organisaation toimintatavoista BI-työkalun lisäksi. BI-työkalu toimii mahdollistajana ja takaisinmaksu tapahtuu silloin kun sitä käyttämällä syntyy oikeanlaisia analyysejä ja ymmärrystä, ja ne edelleen aiheuttavat oikeita toimenpiteitä liiketoiminnan kehittämiseksi. Parhaassa tapauksessa BI-työkalua käyttämällä liiketoiminnan suuntaa pystytään muuttamaan taloudellisesti parempaan suuntaan. Eurot kilahtavat kassaan, kun päätökset syntyvät nopeammin ja laadukkaammin – ja oikeaan aikaan. Esimerkiksi hankintapäällikkö pohtii kannattaako ostaa nyt vai viikon päästä? Mitä raaka-aineiden hintaennusteet kertovat? Pärjäämmekö nykyisellä varastolla vielä hetken vai onko hankinta tehtävä välittömästi? Mikä olikaan toimittajamme toimitusaika keskimäärin viime vuoden aikana? Mitä myyntiennusteet puolestaan kertovat? Mikä on reaaliaikainen markkinahinta? Kun päätös tehdään, sillä on joko välitön tai välillinen taloudellinen vaikutus liiketoimintaan. Oikein toimittaessa BI-työkalun vaikutus näkyy lopulta positiivisena lukuna viivan alla.  

Lisää aihealueeseen liittyvää pohdintaa voit lukea Ari Katajamäen blogikirjoituksesta.

 

Gartner 2015. Survey Analysis: Customers Rate Their Business Intelligence Platform Ownership Cost.


Lataa Gartnerin raportti

Antamalla yhteystietosi saat ladattua materiaalin.

Nimi *
Nimi