Lean-ajattelulla ketteryyttä jokapäiväiseen parantamiseen

Ville Hemmilä.

img.jpg

Lean-kehittämisestä on puhuttu vuosia. Se takkuaa kuitenkin liian monimutkaisiin hankkeisiin ja teoreettisen hyödyn etsimiseen. Miten lean-ajattelu sitten toteutetaan ketterästi?

Lean-ajattelun idea on yksinkertainen:

  1. Käytä aika asiakkaan arvon luomiseen, älä hukkaan
  2. Keskity arvoa tuottavan työn virtaukseen, eikä organisaation rajoihin
  3. Kehitä jatkuvasti, käytäntöjen kautta testaten
  4. Anna kaikkien osallistua, kehittämisestä tulee osa kulttuuria

Periaatteet ovat yksinkertaisia ja kerta toisena jälkeen toimivaksi todistettuja. Tuloksina ovat lähes aina tuotannon nopeutuminen, tasaisempi ja korkeampi laatu, parempi asiakas- ja työntekijätyytyväisyys.

Miten Lean sitten sopii käyttämäämme ketterään toimintamalliin?

Asiakashankkeissamme aloitamme aina käyttäjien tarpeista ja nykytilasta. Näin vältämme ylimitoitetut kartoitus- ja selvityshankkeet. Tärkeimmät tarpeet ja kipukohdat nousevat hyvin nopeasti esiin, kun tutustumme työn arkeen, sen virtaukseen.

Yrityksen asiakkailleen tuottamat tuotokset virtaavat tuotannossa yksiköstä toiseen, ihmiseltä toiselle, jokaisen luoden lisää arvoa työvuon aikana. Näin siis teoriassa. Käytännössä arvon, kuten asiakkaan ostaman tuotteen, valmistusprosessi on polveileva, joskus jopa sattumanvaraisesti kehittynyt.

Kaikki toiminta ei luo asiakkaalle arvoa, se on vain jäänne historiasta.

Esimerkkinä yrityksen tietojärjestelmät, jotka ovat kokoelma eri aikakausien ja valmistajien ohjelmistoja ja käytäntöjä. Näiden liimana toimii sitten koulutettu henkilökunta, joka yrittää vastata liiketoiminnan tarpeisiin tällä palapelillä. Se tekee toiminnasta kankeaa, eikä ketterää.

Ketteryys edellyttää kykyä päästää irti vanhasta, kun parempaa on tarjolla.

Exceleihin, sähköposteihin ja hajautettuihin tietovarantoihin perustuvat järjestelmät aiheuttava hukkaa: odottelua, asioiden tekemistä varastoon, tiedon etsimistä ja järjestelmien yhteensopivuuksien ratkaisemista. Tämä ei luo arvoa, ja lisäksi se syö työntekijöiden motivaatiota ja aikaa.

Hukkatyötä eliminoimalla saavutetaan alussa nopein parannus. Sen sijaan, että yritettäisiin nopeuttaa asiakkaalle arvoa luovan työn vaiheita, poistetaan turhat vaiheet. Näin myös järjestelmän käyttäjät saavat projekteissa hyödyt nopeasti ja heidän aikaansa säästyy. Tärkeää on vähentää käyttäjän kuormaa, eikä lisätä sitä uusilla järjestelmillä. Tämä onnistuu, kun työntekijät ovat mukana määrittelyssä ja testauksessa.

Hukan eliminointi ja järjestelmien selkeyttäminen muokkaa aina tehtävän työn vuota. Tämä edellyttää hyvää kommunikointia. Se ei tapahdu sähköpostitse tai sopimuksia varmistelemalla.

Olemme eCraftilla oppineet, että työvuon ja sen muutokset voi nähdä vain asiakkaan tiloissa, tämän kanssa työtä tehdessä.

Näin säästämme lisähukan syntymistä: turhaa kommunikointia, jatkuvaa mailien lähettelyä, odottelua ja epävarmuutta. Molemmat osapuolet tietävät, missä vaiheessa mennään.

Tietojärjestelmää ja työn kulkua muutettaessa täytyy muutoksia myös jatkuvasti testata – jälleen kerran käytännössä. Vanhojen järjestelmien väliset rajapinnat, uudet työtavat, osastojen väliset viestinnät – nämä ovat niitä paikkoja, joissa sujuvuus taataan. Ennakoimalla muutosten vaikutuksia voidaan niihin varautua.

Muutosten jälkeinen nopeus, virheiden vähyys, työn sujuvuus ja yleinen tyytyväisyys ovat takeita toimivuudesta.

Jatkuva testaaminen ja käytännön kokeilut ovat keskeisessä asemassa Leanissa. Alkuun pääsee aina kysymällä: mikä toiminta yrityksessäni oikeasti luo asiakkaille arvoa ja kuinka suuri osa ajasta käytetään muuhun? Ja tämä selviää – jälleen kerran – parhaiten tutustumalla työn käytäntöön. Tämän näkee yleensä selkeämmin ja puhtaalta pöydältä luotettavan ulkopuolisen auttamana.