Peruutuspeiliin katsominen ei riitä, onko taloushallintosi suunta asetettu kohti tulevaisuutta?

/ Petri Paasiviita

img.jpg

Taloushallinto muodostaa integroidun toiminnanohjausjärjestelmän kivijalan. Taloushallinto yleisesti sisältää kirjanpidon, osto- ja myyntireskontran, käyttöomaisuuden, projektinhallinnon, budjetoinnin ja konsernitilinpäätöksen.

Nykyään elettäessä kvartaalitalouden haasteiden äärellä, yrityksille ei riitä pelkkä perinteinen kirjanpidon lähestymistapa, jossa katsotaan peruutuspeiliin. 

Kilpailukyvyn säilyttäminen vaatii nykyisiltä toiminnanohjausjärjestelmiltä ennustettavuutta ja näkyvyyttä tulevaisuuteen.

Jotta taloushallinto pystyy vastaamaan nykyisiin haasteisiin, tulee järjestelmän eri moduulit olla automatisoitu siten, että tapahtumia tulee kirjanpitoon yhden kirjauksen periaatteella.

Hyödyntämällä nykyajan raportointivälineitä taloushallinto saa tuotettua johdolle ja omistajille ajantasaista informaatiota menneestä ja tulevaisuudesta. Näin yritykset voivat kehittää toimintaansa ja pysyä mukana tiukassa kilpailussa niin koti- kuin ulkomaisia kilpailijoita vastaan.

Kun tilinpäätöksen teko kolkuttelee väistämättä ovella, ovatko nämä asiat yrityksessäsi reilassa?

Kirjanpito ja konsernitilinpäätöksen teko näppäräksi

Kirjanpidon moduuli Microsoft Dynamics AX -järjestelmässä mahdollistaa tehokkaan ja läpinäkyvän tavan hallita kirjanpidon tapahtumia. Kirjanpidon tapahtumia ohjataan jaetun tai yrityskohtaisen tilikartan avulla. Tilikartan lisäksi hyödynnetään dimensioiden käyttöä, joiden määrä voi olla Dynamics AX:ssa rajaton. Dimensiot voivat olla yhteisiä kaikille yrityksille tai yrityskohtaisia. Näiden avulla voidaan vähentää tilikartan tilien lukumäärää.

Dimensioiden ja tilikartan yhdistelmillä saadaan entistä tarkempaa analyysiä yrityksen kustannusrakenteesta eri näkökulmista yrityksen sisällä.

Dynamics AX tuo yrityksille joustavuutta, koska mm. tilikarttoja, dimensioita, valuuttakursseja, valuuttoja ja kalentereita voidaan hallinnoida keskitetysti.

Dynamics AX:n kirjanpidon avulla voidaan automatisoida huomattavasti yrityksen prosesseja. Ohessa muutamia prosesseja nopeuttavia toiminnallisuuksia:

  • tositemallit (kirjaukset ja automaattinen peruutus)
  • kulujen ja tulojen allokointi (tilikohtaisesti tai kausittaisena toimintona)
  • eliminointi konsernirakenteessa
  • tositteiden luku Excelistä
  • tilirakenteet
  • tilikategoriat ja tilikohtiaset asetukset

Tapahtumia kirjanpitoon tulee eri Dynamics AX:n moduuleista ja tapahtumiin porautuminen ja niiden audit trail voidaan helposti todentaa kirjanpidon kautta. Näin taloushallinto voi olla varma, että kaikki tiedot kirjanpidossa on aina ajan tasalla.

 Integroidun Dynamics AX-järjestelmän edut saadaan yhden kirjauksen periaatteesta.

 Jotta raportointi saadaan valmiiksi ajallaan, Dynamics AX:ssa voidaan sulkea kausia moduulikohtaisesti. Tietojen analysointi ja raportointi on helppoa Dynamics AX sisään rakennetun Management Reporterin avulla. Dynamics AX tukee kaikkea lakisääteistä kirjanpidon raportointia.

Konsernitilinpäätös on AX:n perustoiminnallisuus, jolla eri yhtiöiden tiedot tuodaan konserniyritykseen. Tätä tukevat jaetut, kaikille yrityksille yhteiset tilikartat ja dimensiot. Konserniyrityksessä voidaan eliminoida sisäisiä tapahtumia ja omistuksia. Eliminointiajot voidaan tehdä useaan kertaan, jolloin korvataan vain muuttuneet tiedot. Konsolidoinnin yhteydessä mahdolliset valuuttamääräiset erät voidaan käsitellä omana kokonaisuutena konsolidointiprosessin yhteydessä.

Konsernitilinpäätöksen eliminoinnit ja varsinainen konsernitilinpäätös voidaan raportoida helposti Management Reporterilla rakennetuilla raporteilla. Konsolidointitapahtumia voidaan tarkastella Dynamics AX:n kyselyillä kuten myös konserniyritykseen tuotuja kirjanpidon tapahtumia.

Käyttöomaisuuden hallinnasta mutkatonta

Käyttöomaisuuden hallinta on Dynamics AX:ssa monipuolista ja mutkatonta sekä tiedot ovat aina ajan tasalla ja helposti saatavilla.

Käyttöomaisuuden kirjauksissa yrityksen pitää ottaa huomioon eri näkökulmista, miten hankinnat, poistot, arvonalennukset ja -nousut, romutukset sekä omaisuuden elinkaari kirjataan järjestelmään. Dynamics AX:ssa nämä on määriteltävissä käyttöomaisuuden taakse  myös niin että sekä kansainvälisiä että maakohtaisia määrityksiä voidaan noudattaa.

Käyttöomaisuuskirjausten raportointi voidaan tehdä sen mukaan mihin tarkoitukseen lukuja tarvitaan, esim. erilliset raportoinnit kirjanpitoa ja verottajaa varten.

Dynamics AX:ssa pystytään vaivattomasti ottamaan huomioon erilaiset käyttöomaisuuden standardit ja säännöt.

Käyttöomaisuus on myös linkitetty Dynamics AX:n sisällä muihin moduuleihin. Käyttöomaisuuden hankintaan voidaan käyttää myös ostoreskontra- sekä projektimoduulia. Myös kirjaukset varastosta sekä tuotannosta käyttöomaisuuteen ovat mahdollisia.

Myynti- ja ostoreskontra – Kirjausketju hallussa aina tilauksesta maksuun

Dynamics AX:n ostoreskontran kautta on helposti nähtävissä sekä käytettävissä koko kirjausketju tilauksesta maksuun. Laskujen täsmäytys tilauksille on helppoa ja voidaan tehdä automaattisesti. Ostoreskontran hallinnassa pystytään hyödyntämään myös ulkoisia ja sähköisiä toimintoja esimerkiksi ostolaskujen sähköinen kierrätys. Ostoreskontraan voidaan myös yhdistää omana moduulinaan ExFlow - ostolaskujen sähköinen kierrätys.

Myyntireskontrassa voidaan luoda laskuja, jotka perustuvat myyntitilauksiin sekä tehdä vapaatekstilaskuja, joihin ei liity nimikkeitä ja myyntitilauksia. Saapuvia maksuja voidaan vastaanottaa käyttämällä useita eri maksulajeja. Keskitetty maksujen hallinta on myös mahdollista konsernirakenteessa. Myyntireskontrassa voidaan seurata asiakkaan maksukäyttäytymistä ja hallinnoida perintään liittyviä prosesseja.

eCraftin Dynamics AX tarjoamassa voidaan ottaa käyttöön lisäksi Finvoice ja factoring toiminnot myyntireskontran perustoiminnallisuuksien lisäksi.

Projektinhallinta ja kirjanpito reaaliaikaiseksi

Dynamics AX tarjoaa yrityksille kattavat ja monipuoliset työkalut projektin koko elinkaaren hallintaan alkaen projektin suunnittelusta projektin toteuttamiseen saakka.

Projektihallinta- ja kirjanpito moduulia voidaan hyödyntää niin sisäisten kuin ulkoisten projektien hallintaan ja toteuttamiseen. Projektitoiminnallisuus on tehokkaasti integroitu muihin Dynamics AX:n moduuleihin.

Näin projektin omistaja ja taloushallinto voi olla varma, että tiedot ovat aina ajan tasalla ja tapahtumilla on suora vaikutus yrityksen kassavirran hallintaan.

Projektin perustaminen, toteutus ja projektin seuranta
Projektin perustaminen, toteutus ja projektin seuranta

Budjetointimalli joustaa tarpeidesi mukaan

Dynamics AX-budjetointimoduuli tarjoaa joustavan kehyksen yrityksen budjetointiprosessiin. Budjetointi tukee erilaisia liiketoimintamalleja ja se voidaan määritellä siten, että jokainen osasto voi toimittaa omat budjetit, jotka voidaan yhdistää yritystasolle. Taustalle voidaan määritellä tarkat työnkulut hyväksymismenettelyineen. Budjetointi tukee useiden budjettiversioiden käsittelyä.

Kustomoi talouden raportointisi

Dynamics AX antaa mahdollisuudet myös erittäin monipuoliseen talouden raportointiin, jossa voidaan yhdistää tietoja eri moduuleista ja toiminnoista. Voit myös analysoida ja mitata taloustietoja kustannuspaikan, osaston, alueen, tuotantolinjan tai muun, itse luomasi tai mukauttamisiesi dimensioiden mukaan. Management Reporter on oma työkalu AX:n sisällä, jolla talouden raportointi voidaan hoitaa mutkattomasti, joustavasti ja tieto voidaan jakaa reaaliaikaisesti.

Dynamics AX avulla varmistat nopean ja tehokkaan tavan toimia hektisessä kvartaalitaloudessa. Onko sinulla käytössä työkalut, jotka takaavat yöunen määrän myös tilinpäätöksen alla?