Itsepalveluanalytiikalla kohti ketterämpää liiketoimintaa

/ Tuukka Sarkki

Itsepalveluanalytiikan yleistyminen on tärkeintä mitä BI-sektorilla on tapahtunut tällä vuosikymmenellä. Se myös haastaa johdon toimintatapojen ja yrityskulttuurin muutokseen kohti avoimempaa tiedon jakelua.

Tiedon avaaminen koko organisaation päätöksenteon tueksi rikkoo perinteisiä tiedon panttaamisen periaatteita joihin monissa yrityksissä on totuttu. Yhdenmukainen, hallittu ja yhteiseen käsitteistöön perustuva tieto on kuitenkin ainoa tapa varmistaa että organisaatiolla on yhteinen näkemys vallitsevasta liiketoiminnan todellisuudesta ja kyky reagoida liiketoimintaympäristön muutoksiin nopeasti mutta yhtenäisesti.

Joka Exceliin tarttuu se Exceliin hukkuu

Tunnustetaan alkuun tosiasia: monissa yrityksissä Excel on edelleen de facto BI –työkalu. Johtoryhmän käyttöön tuleva mittaristo saattaa suomalaisissa pörssiyhtiöissäkin perustua Excel-Erkin paikallisesti omalla koneellaan pyörittelemään taulukkoon, jossa on yhdistelty ja täydennelty ERPistä, CRM:stä ja siitä yhdestä vanhasta markkinatutkimusexcelistä kaapattuja tietoja.

Suosioon on syynsä: Excel on pienimuotoiseen tietojen yhdistelyyn kätevä väline ja käyttäjälle tuttu käyttöliittymä tukee omaehtoista tutkiskelua ja numeroiden pyörittelyä. Henkilö joka parhaiten ymmärtää liiketoiminnan tarpeet kykenee helposti itse luomaan saatavilla olevasta datasta tarvitsemansa tilannekuvan. Viimeisimmillä laajennuksilla (Power Pivot ja Power View) yksittäinen käyttäjä saa käyttöönsä vielä erittäin laajat analytiikka- ja visualisointiominaisuudet joten käyttäjällä on käsissään väline joka voisi ratkaista monia perinteisten, raskaiden ja keskushallintovetoisten BI-alustojen perusongelmista: kehityksen hitauden, raskauden ja teknisyyden.

Toisaalta Excelissä kiteytyy kuitenkin myös itsepalvelun potentiaalinen kääntöpuoli: huono hallittavuus, rönsyily ja riski totuuden korruptoitumisesta kun tietoja yhdistellään eri lähteistä. Tämän takia Excel ei hyvistä puolistaan huolimatta sovellu hallitun tiedolla johtamisen ratkaisuksi, vaan se johtaa väistämättä liiketoimintanäkemyksen siiloutumiseen ja yksittäisten käyttäjien omien näkemysten eriytymiseen ja henkilöitymiseen. 

Olosuhteet hallitulle oivaltamiselle

Palataan itsepalveluanalytiikan keskeiseen teesiin: henkilöllä, joka tuntee liiketoiminnan parhaiten tulee olla käsissään työkalut tarvitsemansa mittariston kehittämiseen.

Liiketoiminnan dynamiikan muuttuessa digitalisoitumisen myötä tämä kehityssyklien minimointi on ensiarvoisen tärkeää - enää ei käy että tarvittava mittaristo ja sitä tukeva näkymä saadaan käyttöön joidenkin viikkojen kuluttua, vaan oivalluksen ja kehityksen jatkuvan iteraation tulee olla käyttäjän omissa käsissä.

Samanaikaisesti tarvitaan organisaation yhteistä käsitteistöä ja tietomallia johon käyttäjien oivallukset perustuvat, sekä yhteinen tapa jaella käyttäjien kehittämät näkymät osana yhteistä kokonaiskuvaa. Käytännössä tämä itsepalvelu hallitussa ympäristössä siis edellyttää

  • Yhteistä perusmittaristoa joka perustuu johdon kokonaisnäkemykseen
  • Yhteistä käsitteistöä ja käsitemallia
  • Yhteistä tietomallia ja tiedon laadukkuutta
  • Yhteistä jakelukanavaa ja jakelun hallintaa

Käyttäjien päästessä lähemmäs tietoa, nousevat laadulliset tekijät entistä merkittävämpään rooliin – ennustankin että pitkään sivulauseissa elänyt master datan hallinta alkaa seuraavien parin vuoden aikana vihdoin näkyä prosessina myös Suomalaisissa yrityksissä. Tätä sisäisen tietomallin hallinnan ja datan laadun valvonnan tarvetta korostavat osaltaan myös saatavilla olevat ulkoiset datalähteet, joiden hyödyntämistä käsittelen tarkemmin seuraavassa osassa.

Valmistaudu kulttuurimuutokseen

Jotta itsepalveluanalytiikka ei jäisi anarkistiseksi näpertelyksi, johdon on tarjottava aidot mahdollisuudet tiedon hyödyntämiseen päätöksenteossa. Tämä ei edellytä raskaita ja keskusjohtovetoisia teknologiaratkaisuja vaan yrityksen ylimmän johdon määrittelemää hallittua tiedolla johtamisen näkemystä, joka jalkautuu yhtenäisenä käytäntönä ja käsitteinä organisaation käyttöön.

Samalla johdon on valmistauduttava siihen että organisaation sisältä aletaan entistä useammin myös vaatia tietoa sekä sen käyttöä tukevia ratkaisuja ja toimintamalleja. Tätä näkemystä tukee myös IDC:n kanssa laatimamme raportti, jossa yksi merkittävimmistä analytiikan käyttöä muuttavista ilmiöistä on käyttäjien oman ymmärryksen lisääntyminen suhteessa analytiikkaratkaisuihin, sekä toisaalta entisestään yleistyvä mobiililaitteiden käyttö tiedon kuluttamisessa. Käyttäjät haluavat että heidän tarvitsemansa tieto on heidän käsissään kaikissa käyttötilanteissa, ja että he pystyvät tekemään parempia päätöksiä tiedon perusteella.

Johdon kannalta hankala kysymys kuuluukin: onko yrityksen johdon ajattelu kyllin kypsää ja yhtenäistä ohjaamaan tätä kulttuurimuutosta?

Tuukka Sarkki, Manager