Hallitulla tiedolla johtamisella kohti parempaa liiketoimintaa

/ Tuukka Sarkki

Tiedolla johtamisen ratkaisut nähdään tyypillisesti hyvin kapeassa roolissa: pikemminkin säästökohteiden tunnistamisen välineinä kuin johtamisen ja liiketoiminnan kehittämisen työkaluina.

Organisaatioiden raportointiratkaisuihin on saatettu satsata vuosien varrella satoja tuhansia euroja ja tuhansia työtunteja, mutta ratkaisu ei välttämättä ole edes johdon käytössä. Taustalla on joukko haasteita joita ei ratkaista teknisillä välineillä vaan ainoastaan toimintatavan ja johtamiskulttuurin muutoksella – tästä syystä suurin osa teknologialähtöisistä tiedolla johtamisen hankkeista epäonnistuu.

Käsittelen tätä haastealuetta kirjoitussarjassani ja esittelen tapoja, joilla hallittu tiedolla johtaminen tukee käytännön liiketoimintaa ja miten tiedolla johtamisen ratkaisuihin tehdyistä investoinneista saadaan maksimaalinen hyöty. Tässä ensimmäisessä osassa keskityn ajattelutavan perusteisiin, ja myöhemmissä osissa tulen käsittelemään mm. käsiteinflaatiota kärsineitä Big Datan ja itsepalveluanalytiikan teemoja hallitun tiedolla johtamisen näkökulmasta.

Siiloista kokonaisnäkemykseen -
Johdon yhteinen näkemys päätöksenteon perustana

Liiketoiminta on väistämättä jatkuvassa muutoksessa. Markkinaolosuhteiden ja asiakaskäyttäytymisen muutos, toimintaympäristön digitalisoituminen, lainsäädännön muuttuminen sekä muut sisäiset ja ulkoiset tekijät, ja näistä erityisesti digitalisoitumisen aiheuttama muutossyklien nopeutuminen asettavat johdolle kovia vaatimuksia yhteisen näkemyksen varmistamiselle kaikissa tilanteissa.

Käytännön asiakastyössä törmään usein tilanteisiin joissa juuri tätä yhteistä näkemystä ei ole vaan tieto ja sen johtaminen on siiloutunut: liiketoimintojen ja toisaalta esimerkiksi taloushallinnon ja tietohallinnon vastuulliset johtajat keskittyvät oman siilonsa sisäisen kuvan luomiseen.

Vakaassa liiketoimintaympäristössä ja perusjärkevällä päätöksenteolla ongelmat eivät tule välittömästi esiin, mutta tyyneen pintaan ilmestyy aaltoja heti kun johdon tulisi kyetä strategisella ohjauksella ja päätöksenteolla reagoimaan toimintaympäristön muutoksiin. Tällöin palataan usein keskustelemaan peruskäsitteistä ja mittareista joilla muutostilanteesta saadaan hallittu: ei ole harvinaista että ulkopuolisena konsulttina joudun esimerkiksi hakemaan myynnin ja tuotannon väliltä yhteistä näkemystä tuotekannattavuuden laskentatavasta ja merkityksestä.

Oivalluksista hyötyyn –
Olosuhteet oikeille päätöksille

Hyvin tyypillisesti tämä yhteisen näkemyksen puute näkyy konkreettisesti yrityksen ylimmän johdon raportointia suunniteltaessa. Ensimmäisissä kohtaamisissa saattaa vaikuttaa että johdon kesken on selkeä kuva paitsi strategisista päämääristä, myös päämääriä tukevien päätösten edellyttämästä yhteisestä käsitteistöstä ja mittaristosta. Idylli rapistuu nopeasti kun kokonaiskuvan kiteyttävää näkymää määriteltäessä alkaa kiivas keskustelu strategiaa tukevien mittareiden priorisoinnista, merkityksistä ja määritelmistä.

Yhteisen näkemyksen puuttuessa myös yhteinen päätöksenteko kärsii. Selkeiden mittareiden puuttuessa on mahdotonta määritellä millä tiedoilla mittaristo toteutetaan ja esitetään. Siksi hallitun tiedolla johtamisen lähtökohtana on aina johdon tunnistama, strategian kannalta olennainen päätöksenteon mittaristo ja ymmärrys siitä miten se linkittyy osaksi päätöksentekoprosessia jonka kautta hyödyt konkretisoituvat parempina päätöksinä läpi organisaation. Ei siis riitä että tieto esitetään, on myös suunniteltava miten ja missä tilanteissa sitä käytetään.

Tämä edellyttää käytännössä koko organisaation osallistumista johdon näkemyksen jalkauttamiseen, ja toisaalta pääsyä hyödyntämään tarvitsemaansa tietoa omassa päätöksenteossa ja operatiivisessa toiminnassa. Monessa yrityksessä juuri tämä tiedon demokratisointi on ollut osa välillä kipeääkin yrityskulttuurin muutosta, jossa johtoryhmän ulkopuolella on vihdoin mahdollista ottaa kantaa oman työn kannalta olennaiseen mittaristoon.

Tällöinkin itsepalveluperiaattella tuotetun mittariston on aina perustuttava yhdessä sovittuihin ja määriteltyihin tieto- ja käsitemalleihin jotta yrityksen sisäinen kuva todellisuudesta on yhtenäinen ja hallittu. Käsittelen tätä itsepalveluanalytiikan ja hallitun tiedolla johtamisen yhteensovittamista tarkemmin seuraavassa blogissani.

Teknologiasta palveluun –
Hyödyt työkalujen edelle

Itsepalvelun lisääntyessä ja tiedon hyödyntämisen kypsyysasteen kehittyessä koko organisaatiossa myös tarve yhä ketterämmälle tiedon hyödyntämiselle korostuu. Sitoutuminen pitkäkestoisiin teknologiahankkeisiin istuukin huonosti 2010-luvun liiketoimintadynamiikkaan: hypoteesit on kyettävä testaamaan nopeasti - riippuvuus teknologiaratkaisujen elinkaaresta ei voi rajoittaa liiketoiminnan reagointikykyä.

Tietoa käyttäville organisaatioille on jatkossa entistä tärkeämpää saada tarvitsemansa tiedot käyttöönsä teknologian hidastamatta: enää ei käy että ERP-järjestelmän päivityksen yhteydessä raportointi on koko hankkeen ajan pari vuotta epämääräisessä tilassa tietolähteiden muuttuessa, ja vastaa lopuksi pohditaan pitäisikö raportoinnillekin tehdä jotain. Kokemukseni mukaan johdon muutoksenhallintakykyä parantaa olennaisesti malli, jossa liikkeelle lähdetään tiedolla johtamisen näkökulmasta, ja varmistetaan että raportointi pyörii myös ERP-hankkeen ajan. Olennaista on että muutosta ohjaava mittaristo ja sen tiedot on mietitty etukäteen.

Sama periaate pätee kaikkiin liiketoiminnan sisäisten prosessien muutoksiin; muutoksen on oltava mitattavissa, mittaamisessa käytetyn tiedon on perustuttava ennalta tunnistettuihin tietoihin ja linkityttävä koko organisaation yhteiseen tietomalliin ja esitystapaan jotta muutos pystytään aidosti konkretisoimaan. Tämä on mahdollista vain ympäristössä, jossa teknologiaratkaisuja ohjaa johdon näkemystä tukeva ja sen käytännössä toteuttava hallitun tiedolla johtamisen malli joka näkyy liiketoiminnoille palveluprosessina, ei teknologia-alustana.

Miten hallittu tiedolla johtaminen näkyy analytiikan markkinatrendeissä?

Miten nämä periaatteet näkyvät käytännön ratkaisuina, ja pystyvätkö uudet teknologiat tukemaan esimerkiksi johdon yhteisen näkemyksen syntymistä? Palaan tähän tulevissa blogeissani tarkemmin, ja tätä näkökulmaa tarkastellaan myös IDC:n ja eCraftin yhdessä valmistelemassa tutkimuksessa, jossa on tunnistettu 10 muutosajuria jotka tulevat vaikuttamaan tapoihin joilla analytiikkaa voidaan hyödyntää liiketoiminnassa - hallitusti tietoa johtamisessa hyödyntäen.

Pilvipalvelut, analytiikan tuleminen osaksi operatiivisia järjestelmiä ja muut raportissa kuvatut trendit tukevat näkemystä siitä, että yhteinen ja hallittu näkemys tiedolla johtamiseen on paitsi ehdoton edellytys liiketoiminnan kehittämiselle tiedon avulla, myös entistä helpompi toteuttaa käytännössä.

Mikäli haluat kuulla lisää tutkimuksestamme, tulen mielelläni esittelemään tutkimusraportin ja keskustelemaan kanssasi tarkemmin siitä miten tunnistamamme markkinatrendit näkyvät toimialallasi ja omassa liiketoiminnassasi.

Tuukka Sarkki, Manager,

julkaistu LinkedIn 10.4.2015