Onko yrityksesi projekteista vastaavilla tarvittavat työkalut monipuoliseen projektien elinkaaren hallintaan?

Marko Siivola.

Oikeat-projektinhallinnan-ty?kalut


Olen pitkän urani aikana törmännyt uudestaan ja uudestaan tiettyihin haasteisiin suurien investointi- ja asiakasprojektien toteutuksen aikana, jotka liittyvät yleensä väistämättä budjetissa pysymiseen, oikeisiin projektityökaluihin, reaaliaikaiseen projektinseurantaan sekä muutostilanteisiin reagointiin. Miten siis varmistat onnistuneen projektin alun loppuun? Tässä muutamia ehdotuksia kokemuksiini pohjautuen: 
 

Projektinhallinta ja kirjanpito reaaliaikaiseksi

 

Reaaliaikaisten projektinhallinnan työkalujen avulla projekti pysyy projektipäällikön näpeissä alusta loppuun.  


Esimerkiksi Microsoft Dynamics AX:n projektihallinta- ja kirjanpitomoduulia voidaan hyödyntää niin sisäisten kuin ulkoisten projektien hallintaan ja toteuttamiseen. Projektitoiminnallisuus on tehokkaasti integroitu myös muihin Dynamics AX:n moduuleihin.

Projektityypin valinnassa keskeistä on se, onko kyseessä asiakas- vai sisäinen projekti. Jokainen projekti voi sisältää erityyppisiä aliprojekteja ja aktiviteettejä. Nämä yhdessä muodostavat projektin rakenteen.

Projektisopimus on tärkeä osa projektinhallintaa. Sopimukseen voidaan liittää yksi tai useampi projekti. Projektisopimuksen avulla voidaan joustavasti hallinnoida sopimukseen liittyviä pää- ja aliprojekteja, liittää laskutussääntöjä kuten esimerkiksi maksupostilaskutukseen liittyen. Lisäksi Dynamics AX:n projektisopimuksella voidaan määritellä useita laskutusasiakkaita yhdelle projektille.

Projekti voi perustua myös tehtyyn projektitarjoukseen, joka sisältää kaikki ne tiedot joita varsinaisessa projektissa tulee olemaan.

 

Oikeat henkilöt oikeaan aikaan ja paikkaan

 

Toisena onnistuneen projektin määreenä voitaneen pitää projektissa työskentelevien henkilöiden optimaalista resursointia eli sitä, että oikeat henkilöt ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan.


Usein tätä tietoa kyllä kirjataan jollakin tapaa projektille, mutta usein projektia analysoitaessa törmätään tämän tiedon luotettavuuteen. Monissa osajärjestelmissä seurataan projektia, mutta mistään ei nähdä projektin kokonaiskuvaa. Tämä voi aiheuttaa pahimmillaan väärien johtopäätösten teon yksittäisen projektin suhteen.

 Hyvän projektityökalun merkki on ensinnäkin se, että  projektin perustamisen yhteydessä voidaan määritellä projektitiimi. Projekti voi sisältää eri työvaiheita ja usein työvaiheille tarvitaan erilaisia henkilöitä, jotka omaavat projektille tärkeitä osaamisalueita ja kokemusta aiemmista projekteista. Työkalun tulee mahdollistaa monipuolinen työvaiheiden hallinta, resurssointi ja oikeiden henkilöiden varaaminen projektille.

 

Integroidun järjestelmän hyödyt projektinhallinnassa

 

Kolmas seikka, johon kannattaa kiinnittää huomiota  projektin kustannusten kirjaantuminen automaattisesti muihin mahdollisiin ydinjärjestelmiin. Tässä hyvin integroidun järjestelmän edut tulevat parhaiten esiin.  Esimerkiksi Dynamics AX:n projektinhallinnan ja kirjanpidon kustannukset voivat muodostua joko järjestelmän muista moduuleista tai ne voidaan vaihtoehtoisesti tuoda liittymien avulla muista järjestelmistä.

 

Projektinhallintatyökalun tulee tukea seuraavia kustannusten kirjaustapoja:

 

•        Kulutapahtumat

•        Nimiketapahtumat

•        Tuntitapahtumat

•        Tuntikirjauskansiolla tai portaalilla

•        Lisämaksut

•        Ennakko

 

Tapahtumat projektinhallinnassa ja kirjanpidossa noudattavat yhden kirjauksen periaatetta. Projektiryhmän ja projektiluokkien avulla määritellään, miten kustannukset näkyvät kirjanpidossa; osa kustannuksista voidaan ohjata suoraan tasetileille tai vaihtoehtoisesti kustannusvaikutteisesti tuloslaskelmaan.
 

Näin projektin omistaja ja taloushallinto voi olla varma, että tiedot ovat aina ajan tasalla ja tapahtumilla on suora vaikutus yrityksen kassavirran hallintaan.

 

Projektin raportointi ja analysointi

 

Viimeinen yleinen projektinhallinnan haaste liittyy projektin läpinäkyvään raportointiin sekä analysointiin. Etenkin budjettimielessä tämä on usean projektin kompastuskivi, joka on kuitenkin helppo korjata oikeilla työkaluilla, jotka mahdollistavat esimerkiksi niin toteutuneiden tuntien kuin ennustettujen tuntien vertailun kuin myös projektien kustannuksien tarkan seurannan projektilaskelmien avulla. 

Oikeanlaiset projektinhallintatyökalut mahdollistavat tehokkaan projektin läpiviennin aina perustamisesta, toteutukseen ja seurantaan. 

Oikeanlaiset projektinhallintatyökalut mahdollistavat tehokkaan projektin läpiviennin aina perustamisesta, toteutukseen ja seurantaan. 

Tunnistatko edellä mainittuja haasteita omassa projektitoiminnassanne?