Budjetoinnista suorituskyvyn johtamiseen

/ Otto Hintikka

Budjetoinnista suorituskyvyn johtamiseen

Business Insight tapahtumasarjamme jatkuu 25.8 teemalla Adaptive Insights – Budjetoinnista suorituskyvyn johtamiseen. Tapahtumassa suomen johtava lääkkeiden ja terveystuotteiden jakelija Tamro Oyj kertoo, miten pilvipohjaisen suunnittelujärjestelmän vaivattomuus ja monipuoliset ominaisuudet uudistivat organisaation suunnittelun. Tämän lisäksi katsomme markkinakatsauksen ja livedemon kautta, mikä modernin liiketoiminnan suunnittelujärjestelmän rooli on tänä päivänä ja miltä se näyttää käytännössä.

Tapahtuman teeman hengessä eCraftin Adaptive – tiimi keskittyy kesäblogeissaan yrityksen suorituskyvyn johtamiseen. Kolmessa julkaisussa pohditaan hieman eri näkökulmista, mitä investoiminen liiketoiminnan suunnitteluun tarkoittaa tänä päivänä käytännössä.

Ensimmäisessä osassa lähestytään aihetta yleisemmällä tasolla pohtien, mitä teemoja yrityksen suorituskyvyn johtamiseen voidaan nykyään liittää. Toisessa osassa mennään teorioiden taakse ja katsotaan konkretian tasolla mitä yritys voi tehdä ja millaisia toimenpiteitä olemme asiakkaidemme kanssa toteuttaneet matkalla budjetoinnista suorituskyvyn johtamiseen. Kolmas osa avaa konkreettisia hyötyjä, joita investoimalla  suunnitteluprosessiin on saavutettu. 

Suorituskyvyn johtaminen työntää organisaatiota tavoitteiden suuntaan

Nykyään puhutaan budjetoinnin ja suunnittelun yhteydessä yhä useammin suorituskyvyn johtamisesta. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että yrityksellä on jatkuvasti avoin näkymä siihen miten se suoriutuu suhteessa asettamiinsa tavoitteisiin. Tavoitteet on ilmaistu konkreettisilla ja seurattavilla mittareilla, jotka johdetaan selkeäsanaisesta ja yrityksen tahtotilaa aidosti kuvaavasta strategiasta. Havaituille poikkeamille nähdään selkeä liiketoiminnallinen syy, jolloin korjaavia päätöksiä ja toimenpiteitä voidaan tehdä faktatietoon perustuen. 

”Vaikka tavoitteet tai mittaritkaan eivät aina ole aivan oikeita, on päätöksenteon kannalta äärimmäisen tärkeää, että näistä saatavan palautteen avulla nähdään mihin suuntaan yritys on menossa”

Talousjohtamisen näkökulmasta suorituskyvyn johtamiseen liittyy keskeisesti talouden suunnittelu liiketoiminnan ajureiden kautta sekä rullaavasti etenevä ennusteprosessi. Tavoitetilana voi pitää näiden yhdistämistä yhtenäiseen, jatkuvasti kehittyvään, suunnitteluprosessiin. 

Ajuripohjainen suunnittelu – nykyaikaiset järjestelmät mahdollistavat suunnitteluprosessin joustavan kehittämisen

Ajuripohjaisessa suunnittelussa on kyse liiketoiminnan avainajureiden määrittämisestä ja talouden avainlukujen mallintamisesta näiden avulla.

Jokainen yritys voi lähteä liikeelle määrittämällä muutaman mittarin, jotka toimivat ajureina tuotoille ja kustannuksille. Olennaista on keskittyä toimintoihin, jotka johtavat aidosti talouden mittareiden muutoksiin. Näitä voivat olla esimerkiksi tilauskanta, tuotannon/varaston kapasiteetti, häiriöt tuotannossa, investoinnit tuotekehitykseen jne.

Ajuripohjainen liiketoiminnan mallintaminen pakottaa suunnittelijan katsomaan tuleviin tapahtumiin ja toimintaan lukujen takana. Keskustelu talousjohdon ja liiketoiminnan välillä nousee väkisinkin oikeiden asioiden pariin kun siirrytään seurausten suunnittelusta syiden tarkasteluun. Siirtyminen eurojen arvioinnista ajureiden suunnitteluun on varmasti tämän asian olennaisin kohta.

Lopulta tavoitteena on siirtyä keskustelussa ja suunnittelussa strategisemmalle tasolle ja antaa hyvin mallinnettujen järjestelmien laatia ennusteet.  Missään muussa yrityksen johtamisen osa-alueessa tuskin pätee paremmin kulunut sanonta ”tärkeintä ei ole määränpää, vaan matka”.

Rullaava ennustaminen – aika ajaa staattisten budjettien ohi

Kaikissa tapauksissa, joissa olemme ottaneet käyttöön pilvipohjaisen Adaptive Insights suunnittelujärjestelmän, on joko ollut tai otettu samalla käyttöön rullaava ennusteprosessi. Se mistä vielä muutama vuosi sitten puhuttiin vaikeana ja monimutkaisena asiana on tänä päivänä  jo normaali toimintapa useimmissa organisaatioissa. Yritykset haluavat nähdä reaaliaikaisesti, miltä liiketoiminnan suunnitelma näyttää ja mihin se on talouden näkökulmasta organisaatiota viemässä. Suunnittelujärjestelmän pitää tarjota mahdollisuuksia tarttua trendeihin ja vertailla dataa suoraan siinä näkymässä missä suunnittelua tehdään. Tässä mielessä staattisen budjettiraportoinninkin aika alkaa käydä vähiin.

Rullaava ennustaminen käsittää esimerkiksi kuukausittain tai kvartaaleittain päivitettävän taloudellisen ennusprosessin, joka ei ole riippuvainen kirjanpidon tilikaudesta. Ajatuksena on, että normaalin muutaman kuukauden budjetointirypistyksen sijaan avainhenkilöt päivittävät jatkuvasti omaa tulevaisuuden näkymäänsä liiketoiminnasta ja yrityksellä on jatkuvasti käytössään validi, viimeisin versio. Parhaimmillaan erillistä budjettia ei enää tarvitse erikseen laatia, vaan se on yksi ennusteversio muiden joukossa, joka sattuu kirjanpidon tilikauden kohdalle.

Ennusteprosessin sykli ja tarkkuus vaihtelee organisaatioittain ja tärkeintä onkin aloittaa sellaisella prosessilla, joka on käytännössä toteutettavissa ilman radikaalia toimintakulttuurin muutosta. Liiketoimintaennusteilla on harvemmin mitään arvoa, ellei niiden tekijät ole olleet aidosti sitoutuneita niiden laatimiseen.

Suorituskyvyn johtaminen nykyaikaisella suunnittelujärjestelmällä johtaa ainakin kolmen alla olevan asian kehittymiseen:

  1. Laskentavirheiden minimointi, yksi liiketoimintatiedon totuus: Johtajat eivät hukkaa aikaa väittelemällä kenen luku on oikein.
  2. Prosessi säästää aikaa ja osallistaa ihmiset suunnitteluun: Ihmiset suunnittelevat liiketoiminnan ajureiden vaikutuksia ja toimintaa eivätkä kopioi lukuja järjestelmästä toiseen.
  3. Tiedon reaaliaikainen hyödyntäminen: Suunnittelija näkee muutosten vaikutukset omaan liiketoimintaan ja päätöksentekijä näkee liiketoimintakokonaisuuden sekä vaihtoehtoiset skenaariot.

Blogisarjan seuraavassa kirjoituksessa mennään käytäntöön ja tarkastellaan esimerkein, miten talouden suunnittelua viedään kohti suorituskyvyn johtamista.

Budjetoinnista suorituskyvyn johtamiseen. Osa 2 – Ajuripohjaisella suunnittelulla kohti rullaavia skenaarioita
Budjetoinnista suorituskyvyn johtamiseen. Osa 3 – Rullaava ennustaminen mahdollistaa nopeamman päätöksenteon