Lean projektihallinnassa – mitä, miksi ja kenelle

/ Jörgen Westerling

Ketterärämmin ja nopeammin. Tavoite on selvä. Mutta onko lean oikea ratkaisu projektinhallintaan? Mitkä ovat sen hyödyt ja rajoitteet?

Lean on mainio ratkaisu monen projektiorganisaation tehokkuuden, itseohjautuvuuden ja asiakaslähtöisyyden parantamiseen.

Mutta mistä puhumme, kun puhumme leanista? 

Mitä suositumpi käsite, sitä liudentuneempi. Kaikki projektiorganisaatiothan ovat ainakin puheen tasolla ketterästi sprinttaavia ja leanisti Kanbania soveltavia nopean toiminnan joukkoja. Kun päälle ripotellaan vielä hieman hackathonia ja palvelumuotoilua, on soppa valmis.

Alunperin varsin vahvojen ja omaleimaisten menetelmien ydin katoaa, kun termit menevät näin iloisesti sekaisin. 

Lean on toimintafilosofia ja nippu sille ominaisia menetelmiä. Ketterät työtavat ovat puolestaan kehitysmalleja (kuten Scrum, XP), joissa on toki joitakin lean-ajattelun piirteitä, mutta myös leanin kanssa epäyhteensopivia työtapoja. 

Esimerkiksi puhdas Scrum on työtapana aikarajattu, etukäteen aikataulutettu, edellyttää monitaitoisia tiimiläisiä ja lukitsee tietyn työsisällön kehityssprintin ajaksi. 

Lean on puolestaan jatkuva (ei sprinttaava), standardointiin pyrkivä, silti päivittäin ja tunneittan tilannekuvaansa muuttava ja imuohjaukseen perustuva työtapa. 


Mitä lean tuo projektinhallintaan?

Lean-filosofian tarkoituksena on maksimoida arvoa ja minimoida kustannuksia. Toisin sanoen lean-projekteissa tavoitellaan asiakkaille arvonlisäystä pienemillä resursseilla. Käytännöntasolla lean-filosofia parantaa projektinhallintaa kolmesta eri näkökulmasta.

 

1. Aito asiakaslähtöisyys

Leanin kantava ajatus on tuottaa maksimaalisesti arvoa asiakkaalle ja karsia kaikki, jota asiakas ei arvosta. Tämä tarkoittaa myös odotusaikojen minimoimista. 

Projektinhallinta on leania, kun aktiivisesti etsit tapoja tuottaa enemmän arvoa asiakkaalle – sen sijaan että pyrkisit projektissa vain saamaan asian “eteenpäin” ja siirtymään sitten seuraavaan. 

Siksi leanissa  korostuvat esimerkiksi läpimenoajat (sillä se on asiakkaalle tärkeää) perinteisen käyttöasteen maksimoinnin sijaan (sillä se on vain yritykselle itselleen tärkeää). 

 

2. Jatkuvan kehittämisen periaate

Tähän sisältyy vahvasti laadun parantaminen. Iso rooli on myös variaation pienentämisellä, eli pyrkimys ajan myötä vähentää tehtäviä, jotka ovat ennakoimattoman laajuisia ja joista puuttuu standardoitu työmalli.

Projektinhallinta joutuu poliisiksi. Kun ennen oli sallittua – jopa toivottavaa – runtata projekti valmiiksi keinolla millä hyvänsä, niin nyt lean sanookin, että prosessi on lopulta tärkeämpää kuin lyhyen aikavälin onnistuminen.

Jos prosessi ei toimi, sitä pitää kehittää, ei yrittää kiertää sitä. Tämä on terve piirre ja poistaa urotyö-ylityö-loppuunpalamisia. Toistuvat onnistumiset tulevat työn jatkuvasta kehittämisestä, eivät sankarisuorituksista.

 

3. Kustannustehokkuus

Tämä toteutuu hukka-aikaa minimimoimalla, turhaa työtä karsimalla, laatua nostamalla (poistetaan virheiden käsittelyn viemää aika ja kustannus), justi-in-time imuohjausperiaatteella (ei ylimääräisiä varastoja) ja toisaalta myös välttämällä ylilaadun tuottamista.

Projektinhallinnan näkökulmasta tämä on haaste, sillä tällainen kustannustehokkuuden jahtaamiseksi tehtävä kehitystyö nostaa työkuormaa (ja ehkä stressiä) lyhyellä aikavälillä, mutta tuo isoja hyötyjä pitkällä pitkällä aikavälillä. 

Näiden lean-periaatteiden aito toteuttaminen muuttaa isosti projektinhallinnan luonnetta. Itse asiassa se muuttaa koko yrityskulttuuria! 

Monesti leanista nostetaan kuitenkin esiin vain sen näkyvä ilmentymä, Kanban-taulu. Se onkin erinomainen työkalu. Kanbanissa kaikki tehtävät ja niiden eteneminen “laputetaan” taululle. Tällainen visuaalinen johtaminen luo kaikille nopean tilannekuvan.  Läpimenoaikoja ja pullonkauloja on helppo seurata. 

Lean itsessään ei kuitenkaan edellytä taulua, vaan edellä kuvattujen perusperiaatteiden noudattamista. 

Kun malttaa tehdä leania kurinalaisesti, hyötyjä riittää vuosikausiksi: lean pitää sisällään valtavan määrän testattua ja toimivaa metodologiaa; valmiiksi sovellettuna lähes kaikille toimialoille! 


Entä rajoitteet?

Lean ei ole luontevin valinta yhteen yksittäisprojektiin kokeiltavaksi. Siinä katoaa leanin jatkuvan kehittämisen periaate. Parempi sovelluskohde on jatkuva projektivirta ja leanin pilotointi vaikkapa yhden tiimin toimesta ennen laajempaa käyttöönottoa.

Ellei filosofiaa omaksu aidosti, lean kapenee tehtävälappujen liikutteluksi Kanban-taululla tai sen sähköisessä versiossa, kuten Trelloboardilla, Asanassa tai Office 365 Plannerissa. Sekin on toimiva työmenetelmä, mutta ei ihan vielä leania!

Lean vaatii hieman opiskelua, mutta ennen kaikkea poisoppimista. Vanhat tavat tehdä, hallita ja aikatauluttaa projektityötä menevät uusiksi.

Ennen kaikkea lean vaatii kurinalaista projektipäällikköä, joka ei lipsu periaatteista. Ongelmien selvittäminen pikaratkaisuilla ja purkkavirityksillä on sallittua leanissakin. Mutta niiden jälkeen ongelma pitää systemaattisesti purkaa juurisyihin ja ratkaista uudeksi stadardiksi muodostuvalla työtavalla. 

Käytännön haasteena on auktoriteetti. On helppo kuvitella seuraava tilanne: nuorehko,  leanista innostunut projektipäällikkö kohtaa vanhoihin tapoihin urautuneet jermut, jotka perustelevat soolosuorituksensa ja ikiomat menetelmänsä asiakkaan palvelemisella. Konflikti on valmis ja ilman ylemmän johdon tukea lean-hanke kariutuu.

Kun leania toteutetaan, sitä vetäville henkilöille on annettava asian aito omistajuus.