Helppokäyttöinen ERP ei ole pelkkä myytti

/ Petteri Lehtonen

Usein ERP-järjestelmää mietittäessä suurimmalla osalla nousee mieleen ajatus monimutkaisista tietueriveistä ja tietokaaoksesta, jossa suunnistaminen on enemmän kuin haastavaa. Vaikeakäyttöisyyden varjo on pitkään roikkunut ERP-ratkaisujen yllä – nykyään yhä useammin ilman syytä.

Yleisesti toiminnanohjausjärjestelmien pääpaino on tehokkuudessa – tehokkaassa prosessi- ja tallennusmoottorissa, joka mahdollistaa yrityksen valtavien datamäärien virheettömän ja nopean siirtymisen järjestelmässä. Tämän vuoksi ERP:n helppokäyttöisyys joutuu usein astumaan tehokkuuden edestä taka-alalla. Näin ei kuitenkaan tarvitse olla.  

Järjestelmien kustomointi voi olla kallista ja tehotonta, mutta ERP-järjestelmissä käytettävyyden tarpeisiin voidaan vastata rakentamalla ratkaisut olemassa olevan järjestelmän ulkopuolelle -  näin käyttökokemuksen parantaminen on myös kustannustehokkaampaa, kun itse järjestelmään ei tarvitse koskea. Tällöin käyttäjille näkyvä osa ERP:stä onkin visuaalinen ja intuitiivinen sovellus tuhansien lomakekenttien ja tietuerivien sijaan. 

 

Aidosti käyttöä tukeva järjestelmä taittuu päätteelle ja mobiiliin
 

Reaaliaikaisuus tietojen kirjaamisessa ja hyödyntämisessä on merkittävässä roolissa ERP-järjestelmän tehokkaassa hyödyntämisessä. Sen vuoksi on tärkeää, että ratkaisu kulkee mahdollisimman joustavasti siellä, missä käyttäjätkin. Käyttäjäystävällinen ERP ottaa huomioon eri laitteet ja varmistaa, että esimerkiksi näkymien tekstit, painikkeet ja valikot eivät ole liian pieniä mobiilinäkymissä. Etenkin kosketuskäyttöisillä laitteilla on tärkeää ottaa huomioon toimintojen valinnan helpottaminen – jos näkymässä on lukuisia pieniä painikkeita vierekkäin, on lähes mahdotonta osua sormella oikeaan valintaan. Tilanne vaikeutuu entisestään mikäli sovellusta käytetäänkin ulkoilmassa hanskat kädessä. Kaikki käyttöskenaariot tulee ottaa ratkaisun suunnittelussa huomioon. 

 

Järjestelmä puhuu käyttäjänsä kanssa samaa kieltä
 

Usein järjestelmän ja käyttäjän kommunikaatio on kuin eri murteilla keskustelevien ihmisten puhetta – samaa tarkoittavalle asialle on useita eri ilmaisutapoja. Sen vuoksi on tärkeää, että järjestelmä palvelee käyttäjän tottumuksia ja puhuu samaa kieltä. Esimerkiksi varastonhallinnan ja lajittelun puolella ERP-järjestelmälle yleisiä tietoja ovat mm. ostotilaukset. Tämä termi ei välttämättä kerro varastotyöntekijälle erityisesti mitään, koska hän on tottunut käsittelemään tilauksia ja lajitteluja kuormalavoina. Järjestelmä ja käyttäjä yrittävät keskustella samasta asiasta, mutta eri sanoilla, mikä vaikeuttaa järjestelmän käyttöä.

Tärkeintä ratkaisun käytettävyydessä on luonnollisuus. Sen vuoksi käyttöliittymän kehityksessä on tärkeää ottaa aikaa käyttäjäryhmän tapoihin tutustumiseen oli kyse sitten alan termeistä tai tietyistä työvaiheista. 

 

Ei pelkkiä tietueita ja numeroita
 

Perinteisistä ERP-käyttöliittymistä puuttuu hyvin usein käyttökokemuksen ja tiedon nopean sisäistämisen kannalta merkittävä elementti – visuaalisuus. Visuaalisuudella voidaan lisätä käyttäjien käyttömukavuutta ja sitoutumista ratkaisuun. Kuvat ja graafit viestivät asioita usein paremmin kuin pelkkä teksti. 

Käyttöliittymäsuunnittelussa visuaalisuus ja selkeys otetaan huomioon suunnittelemalla käyttöliittymä mahdollisimman intuitiiviseksi ja yrityksen prosesseja mukailevaksi. 

 

”Mikä meni pieleen?”
 

Oli järjestelmä tai sen käyttäjä kuinka nokkela tahansa, missään järjestelmässä ei vältytä ajoittaisilta virhetilanteilta. Selkeä ja helppokäyttöinen ERP tarjoaa selkeät virheilmoitusviestit tilanteissa, joissa jokin on mennyt pieleen. Virheviestien suunnittelussa on tärkeää viestiä selkeästi, mitä meni pieleen ja erityisesti mitä sille voidaan tehdä. Hyvä järjestelmä kertoo selkeät ratkaisuohjeet ongelmiin, eikä käyttäjä jää yksin ongelmatilanteissa. 

 

Järjestelmän nopeus on avainasemassa
 

Vaikka käyttöliittymä olisi yleisesti ominaisuuksiltaan helppokäyttöinen, ei siitä saada todellisia hyötyjä irti, jos järjestelmä on hidas. Sen vuoksi helppokäyttöisen ERP:n toteuttamisessa tulee aina ottaa huomioon järjestelmän latausajat.

Tehokas toiminnanohjausjärjestelmä on:

  • Laajasti eri alustoilla käytettävissä
  • Käyttäjän tuttuja toimintatapoja ja termejä noudattava
  • Visuaalisesti miellyttävä ja intuitiivinen
  • Ohjeistava virhetilanteissa
  • Nopea, ilman hitaita latausaikoja

 

Osaava ERP-kumppani tuo sinulle kilpailuetua
 

Osaava ERP-kumppani toimii yhdessä asiakkaan kanssa tunnistaakseen yrityksen pullonkaulat eri liiketoimintaprosesseissa ja pyrkii tehostamaan yrityksen arjen työtä helppokäyttöisillä ratkaisuilla. Optimitapauksessa järjestelmä tukee ja optimoi liiketoimintaa tuottaen niin tehokkuus- ja ajansäästöhyötyjä. Ratkaisu ei saa hidastaa työtä, tämä on huonon järjestelmän merkki! Ratkaisun kehittämisessa käyttäjien ymmärrys ja kentältä saatu palaute ovat avainasemassa. Usein jalkaudummekin kentälle tekemään tutkimusta käyttäjien tarpeista ennen varsinaista suunnitteluprosessin aloitusta. Näin lopputuloksessa voidaan olla varmoja siitä, että ratkaisu todella tukee käyttäjien työtä eikä päin vastoin. Helppokäyttöinen ERP ei ole myytti vaan todellisuutta. 

Haluatko lisätietoja aiheesta? Tutustu ERP-sivuumme tai ota meihin yhteyttä – keskustelemme mielellämme juuri teidän yrityksenne tarpeisiin vastaavasta toiminnanohjausratkaisusta.