Projektinhallinta muuttuu: trendit 2017-2019

/ Maria Hintikka

Työtavat, tekijät ja välineet muuttuvat. Keräsimme yhteen projektinhallinnan lähitulevaisuuden haasteita ja mahdollisuuksia.

Projekti on kaiken asiantuntijabisneksen perustyötapa. Eikä kohta ole muuta kuin asiantuntijabisneksiä – suorittava perustyö vähenee kaikilla toimialoilla. Projektit tunkeutuvat kaikkialle, mutta myös projektinhallinta on muutoksen kourissa. 

 

Make or break –megaprojektit yleistyvät

Osa myöhästyy ja poksauttaa budjetin: Länsimetro, Olkiluodon ydinvoimala, Olympiastadionin kunnostus. Osa ratkaisee koko yrityksen tulevaisuuden: Konecranesin miljardin euron Terex-nosturikaupat tai Nokian ja Alcatelin fuusio ovat tästä esimerkkejä. Vuonna 2017 alkanut talouden noususuhdanne lisää megaprojektien määrää. Pelkällä projektiosaamisella näitä ei saada maaliin, koska isot päätökset ovat poliittisia niin yrityksissä kuin julkistaloudessa. 

Huono valmistelu, epäselvät tavoitteet, puutteellinen seuranta sekä epärealistiset aikataulu ovat tyypillisiä syitä, miksi projektit epäonnistuvat. Megaprojektit epäonnistuvat samoista syistä kuin pienemmät projektit, mutta mittakaava on huomattavasti suurempi. Lisäksi megaprojektit ovat ainutlaatuisuuden vuoksi haastavampia, jolloin kokenutkaan projektipäällikkö ei pysty pitämään kaikkia naruja käsissä.

 

Ihmisten johtaminen korostuu

Avainrekrytointeja tehtäessä projektiammattilaisten ansioluettelosta kammataan erityisen tarkkaan todisteita kyvystä johtaa ihmisiä. Tämä soft skill on kovaa valuuttaa, koska käskyttämällä ei asiantuntijoiden motivoinnista ja asiakkaiden kanssa tehtävästä työstä tule mitään.

Projektijohtajan rekrytointi ei ole kuitenkaan aina helppo prosessi, sillä projektit, yritykset ja tiimit ovat ainutlaatuisia. Johtamisessa on kuitenkin aina kyse ihmisten koordinoinnista, jolloin kommunikointi on avainasemassa.  

Projektiamatöörit aina ja kaikkialla. Siksi lähes kaikissa hankkeissa on kriittisissäkin tehtävissä mukana ihmisiä, jotka eivät ole perehtyneet projektinhallintaan. Heitä voi olla asiakkaalla, kumppanilla tai omassa organisaatiossasi. Sähköiset työkalut helpottavat – mutta voivat tuoda osallistujille myös osaamisen illuusion, vaikka todelliset projektikompetenssit ovat ohuita. Raportointi kuitenkin auttaa koko tiimiä pysymään kartalla, missä mennään, joka helpottaa myös amatöörien projektinhallintaa. Hyvät organisaatiot rakentavat keinoja saada amatöörit tehokkaasti ja turvallisesti projekteihin mukaan.


Projektinhallintasofta integroituu kaikkiin järjestelmiin

Kun projektit ovat kaikkialla, myös projektiohjelmistot integroituvat yhä tiiviimmin osaksi toiminnanohjausta ja asiakkuudenhallintajärjestelmiä.  Microsoft Dynamics 365 ja Microsoftin projektityökalut ovat tästä hyvä esimerkki. Tieto siis virtaa aiempaa sujuvammin. Silti organisaatioiden täytyy synnyttää ja ylläpitää projektikulttuuria. Softa ei tee sitä puolestasi.

Perinteisen projektinhallintsoftan ja ryhmäviestimien soppa sekoittuu. Mukaan tulee Trellon tyyppisiä visuaalisia kanban-taulusoftia, pikaviestintää ja webbipohjaisia kevyttyökaluja. Näistä puuttuu perinteisten ohjelmistojen vahvuuksia, kuten resurssointi, talouslaskenta ja pitkälle kehittynyt aikataulutus. Helppokäyttöiset ja edulliset kevytsovellukset ovat silti tulleet jäädäkseen. 

 

Johto vaatii tehokkuutta

Tulokset ratkaisevat. Projektisalkkua tarkastellaan bisneslähtökohdista ja yhä useampi organisaatio oppii pysäyttämään projektit, jotka eivät etene. Toteutusten nopeutta korostetaan entistä enemmän. Työkalujen kirjoakin yhtenäistetään – kokeiluvaiheen jälkeen johto haluaa porukan päättävän, millä menetelmillä hankkeita vedetään koko organisaatiossa. Jos näkymiä on liian monia, resursoinnista ja seurannasta tulee mahdotonta.

Myös useiden eri organisaatioiden ihmisistä koottu projektitiimi on uusi normi. Asiakas on aina osa tiimiä. Tämän yhteistyön manageeraus ja yhteisen toimintatavan synnyttäminen haastaa viestimään useammin, avoimemmin, nopeammin ja selkeämmin. 

 

Sertifiointien merkitys liudentuu

Puhtaita menetelmiä ei todellisuudessa ole. Eikä kaikkia projektien parissa työskenteleviä saada millään kurssittamaan saatika sertifioimaan itseään. Tietenkin klassisesti johdetuissa projektiorganisaatioissa on pakko toimia yhteisesti sovittuun tapaan, mutta sielläkin on kokeiluhalukkuutta ja uteliaisuutta uusiin toimintatapoihin. Asenteeksi nousee: Ei ole enää niin väliä, mitä menetelmiä käytät, kunhan onnistut.

 

Haluatko kuulla lisää siitä, kuinka eCraftilla autetaan asiakkaita menestyksekkäiksi projektiorganisaatioiksi? Lue lisää projektinhallinnan palveluistamme.