ERP-järjestelmän käyttöönotto teollisuusyrityksissä

/ Matti Saastamoinen

ERP-järjestelmän käyttöönotto teollisuusyrityksissä


ERP-järjestelmän käyttöönotto on useita yrityksiä mietityttävä aihe – onko siihen aikaa ja resursseja yrityksessä? Mihin kaikkeen toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotossa tulisi varautua?  Entä miten nämä asiat tulisi ottaa huomioon jo yritykselle hankittavaa järjestelmää kartoitettaessa?

ERP käyttöönotto ei kuitenkaan ole niin suuri haaste, kuin siitä usein annetaan ymmärtää. Oikein paloiteltuna se on helppo ottaa käyttöön askel kerrallaan, mahdollistaen yrityksille joustavan laskeutumisen uuden järjestelmän käyttöön osana yrityksen perinteisiä prosesseja.
 

Älä haukkaa liian suurta palaa kerralla
 

ERP-järjestelmän hankintaa tai vaihtoa harkitessa hankinnan kannattavuutta mietitään usein sen yritykselle  aiheuttaman kuormituksen kautta – kuinka kauan aikaa käyttöönotto vaatii, ennen kuin siitä saatavat hyödyt ylittävät siihen vaadittavien resurssien määrän? Milloin työprosessit normalisoituvat takaisin entiselleen? Miten paljon käyttöönotto vie aikaa avainhenkilöstöltä ja tuottavan työn tekemiseltä?

Järjestelmää hankittaessa on tärkeää ottaa nämä asiat huomioon. Sen vuoksi ratkaisua kartoittaessa on tärkeää ottaa huomioon myös se, millä tavalla uuden järjestelmän käyttöönotto tapahtuu. Usein kerralla toimitettava kokonaispaketti saattaa kuulostaa houkuttelevalta vaihtoehdolta yrityksille, mutta yhtenä isona palana käyttöönotettava ratkaisu asettaa enemmän rasitetta yrityksen henkilökunnalle ja resursseille.

Sen vuoksi olisi tärkeää olla ahnehtimatta toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotossa - avaimet käteen -ratkaisu saattaa myös vanhentua nopeasti. Yrityksille olisi kannattavampaa yrityksen rasituksen minimoimiseksi sekä ratkaisun pitkäikäisyyden takaamiseksi valita järjestelmä, joka voidaan ottaa käyttöön vaiheittain. Näin ratkaisu kuormittaa mahdollisimman vähän yrityksen resursseja ja palauttaa arvoa yrityksen toimintaan jo ensimmäisistä askeleista lähtien. Vaiheistetun käyttöönoton ja jatkuvan kehityksen ansiosta yritysten ei tarvitse enää arvottaa nykyisten töiden ja prosessien ylläpitämistä uuden ratkaisun hankinnan edelle.
 

Kumppanin valinta vaikuttaa myös järjestelmän käyttöönottoon
 

Samalla tavoin, kuin yksikään teollisuusyritys ei ole samanlainen, myös heille toimitettavat ratkaisut eroavat aina toisistaan. Avaimet käteen -ratkaisutkaan eivät ole koskaan suoraan valmiita ja toimitettavissa olevia järjestelmiä. Myös ne vaativat aina tietyn määrän asiakkaan tarpeisiin sovittamista. Tämän vuoksi on tärkeää, että valittu kumppani ymmärtää teollisuusyrityksen tarpeita ja osaa toteuttaa juuri niihin vastaavia ratkaisuja.

Osaava kumppani ymmärtää teollisuusyritysten tarpeet ja toiminnan asettamat vaatimukset ratkaisun laajuudelle. Mutta yrityksen tarpeiden ymmärtäminen ei yksistään riitä - kumppanin tulisi ymmärtää myös ratkaisun loppukäyttäjiä ja suunnitella ratkaisun käytettävyys loppukäyttäjien osaamisen mukaisesti. Loppukäyttäjien ymmärtäminen auttaa yritystä myös suunnittelemaan ERP-järjestelmän käyttöönotto siten, että koko organisaatio pääsee vaivattomasti mukaan sen käyttöön, asettamatta rasitusta tuottavan työn toteuttamiselle.

Erityisesti teollisuusyrityksien kumppanin valinnassa korostuu kuitenkin kumppanin substanssiosaaminen. Teollisuusyrityksen kumppanin tulee ymmärtää teollisuusyrityksen monimutkaisia prosesseja sekä niiden sovittamista ja mallintamista ratkaisuun. Jos kumppanilta löytyy osaamista teollisuusalan yrityksistä ja niiden tarpeista, he osaavat myös haastaa aktiivisesti yritystä juuri heille sopivan ratkaisun kehittämisessä. Etenkin teknisten ominaisuuksien määrittämisessä kumppanin osaaminen ja kyky haastaa yritystä on tärkeässä asemassa. Kumppanin tulisikin osata määrittää yritykselle sopivaa ratkaisua yhdessä yrityksen kanssa jo aihetta koskevista, ensimmäisistä keskustelusta lähtien.
 

Valitse kumppani, joka ymmärtää yrityksesi tarpeita ja tukee ERP-järjestelmän käyttöönottoa vaiheittain
 

Nykyisin yhä useammasta yrityksestä löytyy jo osaamista heille sopivien järjestelmien kartoittamisessa, mutta edelleen etenkin pienemmissä teollisuusyrityksissä yrityksen esivalmistelut, kuten omien prosessien kuvaukset, ovat vielä vajavaisia. Tällaisissa tapauksissa projekti olisi hyvä aloittaa yleisellä prosessien läpikäymisellä, mallintamisella ja dokumentoinnilla. Kun nämä tarvittavat pohjatiedot ovat selvillä, uusi ratkaisu voidaan sovittaa vastaamaan yrityksen prosesseja.

Hyvä ja luotettava kumppani osaa auttaa asiakastaan näissä määrittämisprosessissa ja ottaa niiden aikana kerrytetty tieto osaksi saumattoman käyttöönoton suunnittelua. Kumppanin valinnassa ei siis riitä vain se, että he vastaavat johonkin ylläesitettyihin osa-alueisiin – kokonaisvaltainen osaaminen ja tuen tarjoaminen niin ratkaisun vaatimusten määrittämisessä, oman osaamisen hyödyntämisessä teollisuusyrityksen tarpeisiin vastaavan ratkaisun toteuttamisessa kuin ERP-järjestelmän vaivattoman käyttöönoton suunnittelemisessa ja toteuttamisessa ovat tarpeen. Hyvä kumppani osaa tarjota yritykselle ratkaisun, joka vastaa heidän toimialansa todellisiin tarpeisiinsa, jonka käyttöönotto rasittaa yritystä mahdollisimman vähän ja joka voi kehittyä yhdessä yrityksen oman kehityksen mukana. Älä siis tyydy kumppaniin, joka ei täytä näitä määrityksiä – valitse kumppani, joka auttaa yritystänne kehittymään myös tulevaisuudessa. 
 

ERP-käyttöönoton muistilista:

  • Dokumentoi prosessit ja muut pohjatiedot
  • Varmista kumppanin substanssiosaaminen
  • Määrittele tarpeet yhteistyössä kumppanin kanssa
  • Ole aktiivisesti mukana suunnittelussa
  • Toteuta ERP vaiheittain
  • Kehitä ratkaisua jatkuvassa yhteistyössä kumppanin kanssa


Haluatko lisätietoja?

Käsittelemme aihetta laajemmin oppaassamme: ERP-järjestelmä teollisuusyrityksille – opas sopivan järjestelmän tunnistamiseen. Lataa maksuton opas, tutustu aktiivisesti päivittyvään asiantuntijablogiimme tai ota meihin yhteyttä niin voimme keskustella lisää yrityksenne ERP-järjestelmän tarpeista.

Olemme luotettava kumppani pitkällä kokemuksella, joka toteuttaa juuri teille sopivan ratkaisun vaivattomalla käyttöönotolla. Taustallamme toimiva kansainvälisen yhteistyöverkosto ja oman organisaatiomme asiantuntijuus takaa juuri teille sopivan ratkaisun toteuttamisen.