Pilvipalvelut yrityksille – ABC-hankintaopas

/ Matti Saastamoinen

Mitä pitää huomioida pilvipalveluiden toimittajaa valitessa? Kuinka varmistat, että liiketoimintasi keskeiset järjestelmät – crm ja erp – ovat nopeita, käyttövarmoja ja kustannustehokkaita?

Helppous ja kustannustehokkuus ohjaavat käytön pilveen. Palveluiden skaalaaminen on helppoa, maksu käytön mukaan ei sido liikaa pääomia ja perusratkaisut ovat tekniikaltaan toimintavarmoja.

Järjestelmät ovat käyttökoulutuksen jälkeen saman tien kaikkien käyttäjien ulottuvilla, aina ajantasaisina ja yhtenäisinä versioina, käytettävissä kaikilla pöytä- ja mobiililaitteilla. 

Vielä tärkeämpää on, kuinka pilvipohjainen ratkaisu mahdollistaa uusia toimintamalleja.

Hyvä lähtökohta on pilvipalveluiden käyttöönottoa suunniteltaessa miettiä, miltä ylipäätään liiketoimintasi näyttäisi, jos se suunniteltaisiin ja rakennettaisiin alusta saakka vuoden 2018 ajattelun, toimintamallien ja välineiden avulla puhtaalta pöydältä?

Huomioi nämä 8 seikkaa, kun valitset pilvipalveluiden toimittajan

1. Luotettavuus ja kokemus
Kaikki asiat tällä kahdeksankohtaisella listalla asiat edellyttävät kokemusta sujuakseen. Kokemus, referenssit ja toimintahistoria tuovat puolestaan luotettavuutta. Onhan palveluntarjoajasi olemassa vielä kahden vuoden kuluttuakin? Onhan hänellä joukko referenssejä, joille voit soittaa ja kysyä kokemuksia? 

2. Ratkaisun ominaisuudet
Ostaessasi crm- ja erp-palveluita, tarvitset yrityksesi tilanteeseen sopivan määrän toiminnallisuutta. Ei liian vähän, ei liikaa. Et halua maksaa turhasta, mutta samalla pitää varmistaa, että ratkaisu kasvaa parin lähivuoden todennäköisiin tarpeisiin. Onko kaikki tarpeellinen valmiina vai sovitetaanko ratkaisu yrityksellesi? Arvioi monipuolisesti, sillä ostat aina myös helppokäyttöisyyttä, koulutettavuutta ja tukipalveluita. Pitkä feature-lista ei auta, jos arkisen käytön sujuvuus ja helppous tökkii.   

3. Liiketoimintaosaaminen
Hyvä palveluntarjoaja osaa laatia kanssasi kannattavuuslaskelman ja perustella investoinnit. Hyötyjen rinnalle täytyy asettaa ymmärrettävä TCO-laskelma (Total Cost of Ownership) ja katsoa kokonaisuutta; tuottaako tämä investointi enemmän kuin se maksaa? Mistä tuotot tulevat? Entä mitä hyötyjä saadaan, jos ei vain siirretä nykytoimintaa pilveen, vaan suunnitellaan prosessit ylipäätään tehokkaammiksi?  

4. Prosessikonsultoinnin osaaminen
Joskus tarvitset vain perusratkaisun ja sillä selvä. Silti liiketoimintajärjestelmän hankinta tai siirto pilveen on aina tilaisuus sujuvoittaa prosesseja. Osaava palveluntarjoaja haastaa nykyisen toimintamallisi ja kartoittaa yhdessä uusia toimintatapoja. Tavoitteena voi olla lisää nopeutta, parempi asiakastyytyväisyys tai kokonaan uuden palvelun tai liiketoimintamallin mahdollistaminen. Parhaat palveluntarjoajat osaavat kutoa yhteen liiketoiminnan, prosessit ja pilvipalveluiden teknisen tason.

5. Toimialaosaaminen
Toimialojen välillä on enemmän yhtäläisyyksiä kuin eroavaisuuksia. Kokemus toimialasi yrityksistä lisää kuitenkin onnistumisen todennäköisyyttä. Parhaassa tapauksessa pilvipalveluiden toimittaja tuntee alasi – ja kykenee ehdottamaan uusia käytäntöjä myös rinnakkaisilta toimialoilta. 

6. Tekninen osaaminen
Perustason pilvipalveluita pystyy toimittamaan kuka vain. Teknisesti haastavinta pilvipalveluiden toimittamisessa on integrointiosaaminen. Jos ratkaisussa on huomioitava aiemmat järjestelmät, rajapinnat muihin järjestelmiin ja tehtävä kokonaisuus vielä helppokäyttöiseksi, tarvitaan erityistä teknistä osaamista. Toisen puolen teknisestä osaamisesta muodostaa palvelun nopeus, muokattavuus, käyttövarmuus, tietoturvallisuus, vikasietokyky ja kyky toimittaa se, mitä palvelutasosopimuksessa luvataan.

7. Projektinhallintaosaaminen
Tarvitset projektisuunnitelman ja -tiimin. Mitä suuremmaksi hanke muodostuu, sitä enemmän pitää lisäksi panostaa päivittäiseen viestintään, ohjausryhmään, käyttäjäkoulutukseen ja testaukseen. Hyvä toimittaja tarjoaa kokeneen projektipäällikön. Hän on painonsa arvoinen kultaa ja bitcoineja. 

8. Riskienhallintaosaaminen
Kaikkiin tämän listan yllämainittuihin kohtiin liittyy riskejä: luotettavuusriski, ominaisuusriski, investointiriski, tekninen riski, projektinhallintariski ja niin edelleen. Selvitä palveluntarjoajaltasi, kuinka he hallitsevat näitä riskejä yhdessä sinun kanssasi. Kysy esimerkkejä tilanteista, joissa jokin riski on realisoitunut ja mitä siitä on opittu jatkoa varten.