Ohjelmistorobotiikka: Pelkkä muotisana vai aitoja hyötyjä?

/ Tero Tapanainen

ohjelmistorobotiikka_tekstillä.jpg

 

Ohjelmistot ovat automatisoineet ihmistyötä iät ja ajat. Mitä uutta ohjelmistorobotiikka oikein tuo? Kuka hyötyy? Miten tähän liittyvä kehitystyö ja käyttö eroaa ‘tavallisista’ ohjelmistoista?

Robotic Process Automation (RPA) eli ohjelmistorobotiikka on hämmentävä termi. Sen tarkoitus on automatisoida ja tehostaa rutiinitöitä sekä vapauttaa ihmiset korkeamman lisäarvon tuottamiseen. Mutta tämänhän on aina ollut ohjelmistojen ja ohjelmistokehityksen tehtävä! Mistä siis on kysymys?
 

Näin ohjelmistorobotti eroaa perinteisistä ohjelmistoista
 

Perusajatus on, että jos eri tietojärjestelmien (erp, crm, verkkokauppa, intranet, tietokannat, webbisivut, tuotantojärjestelmät, työpöytäsovellukset, tietoturva, jne.) käyttöön tarvitaan konetta käyttävää ihmistä, osa tästä työstä voidaan automatisoida.

Helpoin tapa ajatella ohjelmistorobottia on tämä: Sen tarkoitus on ensialkuun korvata 20% siitä työstä, jota sinä päivittäin tietokoneella teet. Siis tietojen siirtäminen toimestasi paikasta toiseen, tietojen muokkaus formaatista toiseen, asioiden tarkistaminen, tiedonhaku ynnä muut rutiinit, joita suoritat mekaanisesti, jotta varsinainen työsi ja ajattelusi olisi mahdollista.

Aivotyösi säilyy ennallaan, mutta osa henkilökohtaisista copy-paste rutiineistasi tai taustajärjestelmille suoritettavista ylläpitotoimista automatisoidaan.

Erityiseksi ohjelmistorobotin tekee tämä: Toiminta ei perustu ohjelmistorajapintojen käyttöön, vaan robotti käyttää samoja käyttöliittymiä kuin ihminenkin käyttäisi.

Robotin toiminta perustuu yksinkertaisiin sääntöihin, jotka laaditaan ja testataan ennalta. Se ei suoraan korvaa nykyisiä ohjelmistoja, vaan tehostaa niiden käyttöä.

Robotiikkaa voi käyttää kahdella tavalla. Ensimmäisellä tasolla se vain liimataan nykyisten toimintaprosessien päälle. Työvuo ei varsinaisesti muutu. Syvemmälle mentäessä suunnitellaan uudet, sujuvammat liiketoimintaprosessit, uudistetaan järjestelmiä ja tämän uudistusyön joukossa käytetään ohjelmistorobotiikkaa  yhtenä teknisenä ratkaisuna muiden joukossa. Tällä tavoin voidaan käyttää esimerkiksi Microsoft Flow -työkaluja.

Terminä robotti on alunperin viitannut ihmisen piirteitä omaavaan koneeseen – mieti vaikkapa viisikymmentäluvun tieteiselokuvia, joissa peltipurkkimaisilla roboteilla oli aina pää, kädet ja jalat. Siksi ohjelmistorobotti on osuva nimitys; sehän jäljittelee mekaanisesti ihmisen tekemää (rutiini)työtä. Käyttääpä vielä samaa käyttöliittymääkin kuin ihminen. Toki kyseessä on tällä kertaa pelkkä kasa koodia – ohjelmistorobotti ei kävele käytävällä vastaan eikä puhu metallisella äänellä.
 

Neljä päähyötyä
 

  • Tehokkuus kasvaa. Kertaluonteinen tuottavuushyppy voi olla isokin, kun asiantuntijoiden aikaa vapautuu turhista rutiineista. 
  • Virheiden määrä vähenee. Samalla varmistutaan, että kaikesta jää lokimerkintä. Esimerkiksi asiakaspalvelun virheet eskaloituvat usein hyvin työläiksi. Pienikin virhemäärän vähentäminen parantaa palvelutasoa ja säästää aikaa.
  • Toiminta nopeutuu. Läpimenoaikoja saadaan kiihdytettyä tilanteissa, joissa on aiemmin ollut paljon peräkkäisiä, manuaalisesti järjestelmiin vietäviä käsittelyvaiheita.
  • Työntekijöiden motivaatio voi nousta. Tietotyön mielekkyys kasvaa, kun ohjelmistorobotti ottaa osan copy-paste tekemisestä hoitaakseen.
     

Mieti ensin kokonaisuus, valitse sitten työkalut
 

Ohjelmistorobotiikka on vain yksi työkalu CIO/CTO:n pakissa. Se ei voi korvata liiketoimintaprosessien muuta kehittämistä ja usein robotiikka on yksi osaratkaisu laajemmassa kehityshankkeessa.

Ensin pitää siis päättää, mitä ongelmaa olet ratkaisemassa ja millaista takaisinmaksua ratkaisulle odotat. Kun tarvitset taktisen tason tehokkuushyötyjä vähillä riskeillä, ohjelmistorobotiikka saattaa olla juuri oikea ratkaisu. 

Ohjelmistorobottien hyödyt saat käyttöön muuttamatta nykyisiä it-järjestelmiä, investointikustannus on maltillinen ja riskit ovat pienet.

Käyttökohteita löytyy kaikkialta, missä joku istuu toimistotuolissa useita erillisiä tietojärjestelmiä käpistelemässä, tietoja syöttämässä ja yhdistelemässä.

Kun toiminta on toistuvaa ja käsiteltävä tieto määrämuotoista, sille on helppo luoda automatisointisäännöt. Sääntöihin pohjautuva robotti tekee, tulkitsee, siirtää tietoa, tekee käsittelypäätöksiä – ja tietysti tarvittaessa hälyttää ihmisen paikalle.

Hyödyntämisalueita on kymmenittäin mm. asiakaspalvelussa, taloushallinnossa, logistiikkatoiminnoissa, yritysten rektytointiprosesseissa ja kenttätyössä.

Haluatko kuulla lisää ja tutustua käytännön caseen? eCraftin toukokuisessa asiakaspäivässä Riku Moisio, Palmian ICT-johtaja kertoo, kuinka robotiikka muovaa huolto- ja kunnossapitoalaa ja miten toteutimme yhdessä Palmian kenttätyön ohjauksen sekä automatisoinnin.