Sopivan järjestelmän valinta lähtee liikkeelle yrityksen strategiasta  - ei itse järjestelmästä

/ Matti Saastamoinen

Toiminnanohjausjärjestelmällä on keskeinen rooli koko yrityksen toiminnassa. Sen pääasiallinen tarkoitus on kehittää liiketoimintaa – sen vuoksi sen valinnassa on tärkeää ottaa huomioon yrityksen strategia. Toinen asia mikä tulee pitää mukana koko projektin ajan ovat järjestelmän käyttäjät: työnteon on oltava helppoa ja sujuvaa. Eron vanhaan tulee olla toiminnan tehostaminen, ei hidastaminen. Keskitymme ERP-hankkeissa siis yrityksen tavoitteisiin ja loppukäyttäjäkokemukseen. 

 

Mitä asioita yrityksen strategiasta tulee ottaa huomioon toiminnanohjausjärjestelmää valittaessa?
 

Yrityksen strategia ja tavoitteet eivät saa olla pelkkä jälkiajatus ratkaisun hankintaprosessissa – niiden tulee sitä vastoin olla se ihkaensimmäinen askel. Mikä on yrityksesi strategia ja tulevaisuuden suunta? Miten näitä tavoitteita tuetaan uudella toiminnanohjausratkaisulla? 

Uusi järjestelmä ei tarkoita automaattisesti, että kaikki yrityksessä tulisi laittaa uusiksi. Mutta koska uuden järjestelmän tarkoituksena on kuitenkin pääasiallisesti kehittää ja tehostaa olemassa olevaa toimintaa, on hyvä varautua siihen, että järjestelmähanke väistämättä muuttaa toimintatapoja. Muutostilanteisiin liittyvä muutosvastarinta koskeekin yleensä totutuista tavoista poisoppimista. Uuden oppiminen, oli kyse miten pienestä tai suuresta asiasta, vaatii aikaa. Tähän on hyvä varautua järjestelmähanketta suunniteltaessa. Mitä vahvemmin henkilöstö ja loppukäyttäjät ovat hankkeen kartoitus- ja alkuvaiheessa mukana - koulutuksesta puhumattakaan -  sen parempi lopputulos ja muutosta tukeva henkilöstö. Tämän vuoksi me eCraftille esimerkiksi jalkaudumme aina kentälle uutta järjestelmää suunniteltaessa: On ensiarvoisen tärkeää tietää mikä sen hetkisessä päivittäisessä tekemisessä toimii ja ei toimi. 

 

Aloita sopivan järjestelmän määrittäminen vastaamalla johtoryhmän kesken seuraaviin kysymyksiin:
 

  • Yrityksen liiketoiminta 3-5 vuoden päästä - Missä liiketoiminnan halutaan olevan? Muuttuuko yrityksen liiketoiminta tai strategia tulevien vuosien aikana? Mitkä ovat tämän hetken suurimmat esteet kehitykselle?  Millä mittaat muutosta?
  • Järjestelmän käyttäjät ja roolit - Ketkä uutta järjestelmää käyttävät? Millaisissa rooleissa? Tuleeko mukaan uusia sidosryhmiä? 
  • Tiedon kulku järjestelmissä ja niiden välillä - Miten tieto kulkee eri järjestelmien välillä? Tarvitaanko eri järjestelmien integrointia? Kuka ylläpitää järjestelmää ja vastaa tiedon oikeellisuudesta? Miten tuloksellisuutta mitataan ja miten siitä raportoidaan?
Toiminnanohjausjärjestelmän valinta on johtamiskysymys: Mitä tietoa tarvitsen yrityksen liiketoiminnan johtamiseen ja ennustamiseen? Samalla se on myös käyttökysymys: Miten järjestelmä tukee liiketoimintaprosesseja ja onko se käyttäjäystävällinen?

Yrityksen strategia muuntuu vaatimuksiksi uudelle järjestelmälle
 

Sopiva järjestelmä vastaa yrityksen strategiaa ja liiketoiminnan tavoitteita. Se vastaa liiketoiminnan kehitystä rajoittaviin suurimpiin haasteisiin ja jättää oven auki tulevaisuuden bisnesmahdollisuuksille. Sopiva järjestelmä palvelee loppukäyttäjää tehostamalla työtä ja tehden työstä helpompaa. Se myös mahdollistaa yrityksen johtamisen yhtenäisen tiedon perusteella, jolloin tieto ei ole hajallaan eri järjestelmissä. Ja se vie systemaattisesti yritystä kohti sille asetettuja strategisia tavoitteita.  

Toiminnanohjausjärjestelmän valinta on johtamiskysymys: Mitä tietoa tarvitsen yrityksen liiketoiminnan johtamiseen ja ennustamiseen? Samalla se on myös käyttökysymys: Miten järjestelmä tukee liiketoimintaprosesseja ja onko se käyttäjäystävällinen? Nämä asiat korostuvat myös kumppanin valinnassa, jossa esimerkiksi toimiala- ja integraatiosaamisella on merkitystä.  Tärkein kysymys kumppanin valinnassa onkin ehkä tämä: Pystyykö järjestelmäkumppanini kasvattamaan liiketoimintaani ja valjastamaan uusien teknologioiden potentiaalin yritykseni käyttöön? 

 

Mitä muuta yrityksellenne sopivan järjestelmän valinnassa tulee ottaa huomioon? Tutustu sopivan järjestelmän valinnan tärkeimpiin askeleisiin maksuttomasta oppaastamme ”Kuinka valitset yrityksellenne sopivan järjestelmän” tai kysy asiasta lisää meiltä. Autamme sinua toteuttamaan yrityksenne strategiaa ja liiketoiminnan kasvua tukevan käyttäjäystävällisen toiminnanohjausratkaisun.