Moderni ERP on innovatiivinen kokonaisuus

/ Tomi Tamminen

Moderni ERP on innovatiivinen kokonaisuus, jolla on potentiaali kasvaa yhdessä yrityksen mukana. Silti ERP-järjestelmiä pidetään edelleen usein kankeana osana yrityksen perusliiketoimintaratkaisuja, joka pysyy muuttumattomana, kunnes se lopulta korvataan uudella, ajankohtaisemmalla ratkaisulla. Miten perinteinen ja moderni ERP eroavat toisistaan ja miten niiden erot vaikuttavat edelleen vallitsevaan, vanhanaikaiseen suhtautumiseen ERP-ratkaisuja kohtaan?

Modernia ERP-järjestelmää määrittää joustavuus. Moderni ERP on toimiva ja kattava kokonaisratkaisu, joka vastaa yrityksen kaikkiin liiketoiminnan tarpeisiin, johtamisen tarpeista aina loppukäyttäjään saakka. Moderni ERP -järjestelmän hankinta ei ole pelkkä IT-hanke – se on liiketoiminnan kehityshanke.

Moderni ERP koostuu kokonaisuudesta, jonka ydin on hyvä toiminnanohjauksen perusratkaisu, mutta jonka toiminnallisuuksia täydennetään ja rikastetaan erilaisilla, yrityksen erityistarpeita vastaavilla laajennuksilla ja lisäarvosovelluksilla sekä bisnesanalytiikan ratkaisuilla.  

Kun tätä kokonaisuuttaa täydennetään asiakkaan tarpeisiin sovitetuilla, innovatiivisilla ja ennakkoluulottomasti toteutetuilla käyttöliittymillä, lähestytään modernin ERP:n käsitettä. Joustava, toimiva ja kattava kokonaisuus, jolla ohjataan reaaliaikaisesti yrityksen koko liiketoimintaa yhdessä integroidussa kokonaisuudessa.

Kattava kokonaisuus voidaan rakentaa toteuttamalla jotain täysin uutta, ensimmäisen kerran, raja-aitoja rikkoen. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi uuden, helppokäyttöisen käyttöliittymän rakentamista nykyisen ERP-järjestelmän päälle vastaamaan ratkaisun eri käyttäjien tarpeita. Tai se voi tarkoittaa ratkaisun yhdistämistä toisiin järjestelmiin, kuten asiakkuudenhallinnan tai kenttähuollon järjestelmään. Tärkeintä on, että jäyheänä, yksittäisenä kokonaisuutenaan pidetty ERP saadaan kommunikoimaan muiden käytössä olevien ratkaisujen ja käyttäjien kanssa, palvellen siten tehokkaammin sen käyttöä koko yrityksen laajuudella.

 

Vanhanaikainen ”kammiomäärittely” on historiaa

Toiminnanohjausjärjestelmien perinteinen aikaa vievä ja haastava määrittelyvaihe on historiaa. ERP-ratkaisujen toteutus ei enää lähde liikkeelle yhteisillä istunnoilla, joissa mietitään lopullisen ratkaisun jokainen ominaisuus aina pienimmistäkin perusteista lähtien parametrien syöttämiseen saakka. 

Suurin muutos modernissa ERP-järjestelmässä onkin joustavuuden lisäksi sen toteutuksen prosesseissa ja näkökulmassa. Perinteisesti toteutetussa projektissa määrittelyvaiheessa on usein mietitty pieniä toiminnallisuuksia aina lattiatasolta johdon toimintaan saakka. Yksittäisten toimenpiteiden viidakossa on usein saattanut unohtua se tärkein, eli miten ERP palvelee liiketoimintaa ja sen prosesseja nyt ja tulevaisuudessa. Perinteisessä mallissa voidaan joskus keskittyä liikaa yksityiskohtiin, jolloin kokonaisuuden miettiminen jää joko huomiotta tai liian vähäiseksi.

Modernissa toteutustavassa kokenut ERP-kumppani kuuntelee asiakkaan liiketoiminnan tarpeita ja esittää niiden pohjalta ehdotuksen siitä, millainen yrityksen tarpeita vastaava ratkaisu voisi olla. Modernissa toimitusmallissa template-pohja on valmiina, ja siihen on valmiiksi mietitty tarpeen mukaiset lisäsovellukset sekä laajennukset. Näin asiakas voi hyödyntää kumppanin asiantuntijuutta teknisten yksityiskohtien miettimisen sijaan yrityksen liiketoiminnan ja prosessien kannalta tärkeiden asioiden läpikäymiseen. Samalla asiakas voi keskittyä lyhytkatseisen tarkastelun sijaan kartoittamaan yrityksen näkymiä myös tulevaisuudessa. Tällaisessa toteutustavassa päästään suoraan tutustumaan tulevan järjestelmän perusprosesseihin ja -toiminnallisuuksiin ilman, että projektin ensimmäisiä tuloksia tulee odottaa useita kuukausia.

 

 

Microsoft-ekosysteemi avaa lukuisten mahdollisuuksien kirjaston

Moderni ERP voidaan toteuttaa hyödyntämällä seuraavia lähestymistapoja yhdessä asiakkaan kanssa:

  • rakentamalla helppokäyttöinen käyttöliittymä nykyisen tai hankittavan uuden ERP-ratkaisun päälle

  • hyödyntämällä valmiita lisäarvoratkaisuja tai toiminnallisuuden laajennuksia liittämällä ne osaksi taustalla toimivaa vakioratkaisua.

 

Lähestymistavat eivät sulje toisiaan pois vaan niitä voidaan hyödyntää ristiin yrityksen tarpeiden mukaisesti. Molemmissa lähestymistavoissa kumppanilta vaaditaan vahvaa osaamista toteutuksesta, josta kerromme lisää artikkelin lopussa.

Template-tyylinen täsmäratkaisu tuo puhelimista tutun ekosysteemiajattelun liiketoimintaratkaisujen pariin: tarvittavat lisätoiminnallisuudet on mahdollista liittää mukaan kokonaisratkaisuun. Taustalla olevaa vakioratkaisua ja vakiojärjestelmän ominaisuuksia rikastetaan valmisratkaisuilla, jotka on sovitettu vastaamaan vaikkapa tietyn toimialan tarpeisiin. Microsoftin ekosysteemi on tällä hetkellä alan johtavia kokoelmia ja Microsoft Dynamics 365 alan johtavia alustoja, johon Microsoft myös panostaa vahvasti.

Modernin ERP-ratkaisun valinta tarkoittaa yrityksen tarpeita parhaiten palvelevan Platfrom-alustan valintaa. Alustojen erot vaikuttavat niiden laajennettavuuteen ja käyttömahdollisuuksiin. ERP-ratkaisujen platform-ajattelussa voi myös hyödyntää puhelimista tuttuja alustavertauksia: puhelinta hankkiessasi sinun tulee ensin miettiä, haluatko käyttöliittymäksesi IoS:n vai Androidin, ja vasta sen jälkeen voit syventyä mahdollisten mallien valintaan. Platform-alustan valinta vaikuttaa mm. siihen, kuinka laajoja ekosysteemejä alustalle on tarjolla ja millaisia lisäarvoratkaisuja ERP:issä voidaan hyödyntää.

Miten lisäarvoratkaisut sitten eroavat perinteisestä ERP-ratkaisujen kustomoinnista? Yksi perinteisten ERP-järjestelmien haasteista on järjestelmän joustavuus ja mahdollisuudet kasvaa yhdessä yrityksen mukana. Kun suoraan ERP-järjestelmään toteutetaan useita kustomoituja toteutuksia ja ominaisuuksia vastaamaan yrityksen sen hetkisiin haasteisiin, vaikuttavat muutokset aina myös ratkaisun mahdollisuuksiin laajentua yrityksen uusiin tarpeisiin vaikeuttamalla pohjaratkaisun muokattavuutta. Hyödyntämällä lisäarvoratkaisuja yritys saa käyttöönsä koeponnistettuja, yrityksen toimialaan sovitettuja ratkaisuja, joiden hyödyntäminen ei riko taustalla toimivaa ratkaisua.

Kirjoitamme template-tyylisestä täsmäratkaisusta oman artikkelinsa, jossa käsittelemme tarkemmin ratkaisun hyötyjä. 

 

Modernin ERP-järjestelmän hyödyt

 

Ketteryys

Kun ERP-järjestelmä laajenee sopivaksi kokonaisuudeksi oikein valituilla ”palikoilla” eli täsmäratkaisuilla tai toiminnallisuutta parantavilla käyttöliittymillä, pysyy toiminnanohjauksen ydin kuitenkin turvattuna, eikä ratkaisua niin sanotusti ”koodata rikki”. Näin ratkaisua voidaan nopeammin ja helpommin päivittää yrityksen uusiin tai kasvaneisiin tarpeisiin ilman, että yritys joutuu hankkimaan täysin uuden ratkaisun tai toteuttamaan laajan versiopäivityksen.

 

Pilviympäristö tuo joustavuutta

Pilviympäristö tuo joustavuutta ratkaisun hallittavuuteen, laajentamiseen ja päivitettävyyteen. Pilviympäristössä toimiva ERP auttaa pitämään tiedon aina ajantasaisena ja reaaliaikaisena sekä varmistaa, että uudet päivitykset päivittyvät aina helposti ja nopeasti koko järjestelmän laajuudella. Pilvessä toimivilla, helpoilla käyttöliittymillä myös ERP-ratkaisujen käyttöön liittyviä perinteisiä haasteista voidaan ratkaista ja käyttäjien lisääminen ja supistaminen voidaan parhaimmillaan tehdä esimerkiksi suoraan mobiililaitteella. Pilviympäristössä myös kokonaisratkaisun laajentaminen tietyn liiketoimintayksikön kasvaneisiin tarpeisiin on helppoa, koska hankinta ei vaadi erillisen laitteiston hankintaa.

 

Ratkaisun elinkaarikustannukset ovat helpommin hallittavissa

ERP-projekteissa ja niihin liittyvissä kustannuksissa nopeus on valttia. Mitä tehokkaammin ERP-projekti etenee ja ratkaisun osa-alueita saadaan liiketoiminnan hyödynnettäväksi, sitä nopeammin ratkaisu alkaa maksamaan myös itseään takaisin. Kun lisäksi päivitykset tulevat pilven kautta, jää ratkaisusta myös perinteiset isot versiopäivitykset pois ja pitkän aikajänteen ylläpitokustannukset pienenevät.

Lisäksi moderni ERP auttaa yhdistämään erillisiä liiketoimintaratkaisuja yhdeksi kokonaisuudeksi – jolloin myös erillisiin ratkaisuihin liittyvät lisenssikustannukset laskevat. Kun ERP-projekti toteutetaan ketterästi alusta saakka, saadaan koko ratkaisun elinkaaren ajan kustannukset pidettyä paremmin hallinnassa, kuin vanhanaikaisella toiminnanohjausjärjestelmällä.

 

Dataa voidaan hyödyntää koko yrityksen laajuudella

Perinteisesti ERP-järjestelmästä saatava data on ollut käytettävissä vain pääasiallisesti ERP-ratkaisun parissa toimivien henkilöiden keskuudessa ja niiden hyödyntämiseen on rakennettu erillisiä raportointityökaluja. Moderni ERP muuntaa toiminnanohjausjärjestelmän aidoksi osaksi yrityksen liiketoiminnan selkärankaa ja mahdollistaa datan hyödyntämisen myös muilla yrityksen osa-alueilla. Esimerkiksi kenttähuollon ja asiakastiedon järjestelmissä nähdään suoraan tuoterakenteen ja muut valmistuksen kirjaamat tiedot. Samoin yhteisiä resursseja voidaan käyttää toimitusprojektien asentamisessa ja huoltokohteiden huoltamisessa. Kaikki järjestelmässä oleva data saadaan julkaistua loppukäyttäjille sisäänrakennetun PowerBI analyysityökalun avulla.

Data ei ole enää pelkästään johdolle tuotettavaa analytiikka, vaan oikea data tuodaan kaikille loppukäyttäjille päätöksenteon tueksi. Yritysten kilpailuetu rakennetaan siis datan hyödyntämisen ja automatisoinnin ympärille.    

 

Modernissa ERP-ratkaisussa kumppanin merkitys kasvaa

 

Moderni ERP on enemmän kuin pelkkä ERP. Yksittäisten ratkaisujen ajattelu ei enää palvele kasvavien ja kasvutavoitteellisten yrityksien tarpeita. Kokonaisratkaisut, jotka kasvavat joustavasti yhdessä yrityksen mukana, ovat avain yrityksen kehityksen tukemiseen. Moderni ERP vastaa liiketoiminnan kaikkiin tarpeisiin ja tarjoaa mahdollisuudet kehittyä myös tuleviin tarpeisiin. Moderni ERP on kokonaisuus, missä hyödynnetään laajasti kaikkia tarvittavia järjestelmiä kuten kenttätyön palveluun, liiketoiminta-analytiikkaan ja asiakastiedonhallintaan suunniteltuja ratkaisuja.

Liiketoiminnan tarpeisiin vastaavan kokonaisratkaisun toimituksessa myös kumppanin merkitys luonnollisesti kasvaa. Kumppanilla tulee olla kokemusta yritykselle tärkeimmistä liiketoimintaratkaisuista, sekä näkemystä asiakkaan liiketoimintaprosesseista. Lisäksi kumppanilla tulee olla kykyä tukea asiakasta valitsemaan liiketoimintaprosesseja tukevat järjestelmät. Kokenut kumppani osaa tuoda esiin uusia mahdollisuuksia ja toimintatapoja, jotka tukevat tehokkaammin asiakkaan liiketoimintaa.

Luotettavalla kumppanilla on visio siitä, miten kokonaisratkaisu saadaan parhaiten tukemaan yrityksen toimintaa tänään ja huomenna – unohtamatta järjestelmän helppokäyttöisyyttä sekä osaamista liittää eri järjestelmät kaikkiin kokonaisratkaisussa hyödynnettäviin ratkaisuihin.

 

Onko sinulla haussa moderni ERP ja haluat keskustella aiheesta lisää? Ota meihin yhteyttä – meillä on kokemusta ja syvällistä osaamista liiketoiminnan tarpeisiin vastaavien modernien kokonaisratkaisujen suunnittelusta ja toteutuksesta! Autamme sinua mielellämme.

Jos olet kiinnostunut kuulemaan lisää Template-toimitustavastamme ja kuinka te voisitte siitä hyötyä, voit myös osallistua 20.3.2019 järjestettävään maksuttomaan webinaariimme: Dynamics 365 Template.