Lempeä isoveli – työajanseuranta ja Dynamics 365 Finance and Operations (AX)

/ Anni Punkari

Työajanseuranta on lakisääteistä, mutta Dynamics-järjestelmään kuuluvalla työajanseuranta-moduulilla on myös muita hyödyllisiä ja yrityksen toimintoja tehostavia puolia. Kun työntekijät voivat tehdä tuntikirjaukset mobiilisti ja helposti suoraan toiminnanohjausjärjestelmään, on tieto läpinäkyvää ja reaaliaikaista esimiehille ja henkilöstöhallintoon. Lisäksi työntekijöiden tiedot ovat yhdessä paikassa helposti saatavilla ja raportoitavissa.


Työaikalain mukaan "työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin. Kirjanpitoon on merkittävä joko säännöllisen työajan työtunnit, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korvaukset tai kaikki tehdyt työtunnit samoin kuin erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korotusosat."

Lain vaatimusten täyttäminen alkaa työajanseurannasta, mutta työajanseuranta on paljon muutakin. Perinteisesti työajanseurannalla on pyritty seuraamaan, että työntekijä on töissä työsopimuksen mukaisena aikana ja että sinä aikana tehdään sopimuksen mukaisia töitä.

Palveluyhteiskunnassa on monella alalla siirrytty palvelujen laskuttamiseen palveluaikapohjaisesti. Samanaikaisesti on myös työtehtävien ja työajan jousto lisääntynyt, mikä on kasvattanut vaatimuksia työajan seurannan joustavuudelle. Työajan kirjaaminen on oltava mahdollista kaikkialla ilman viivytyksiä ja välillisiä kirjausmuotoja.

Työajanseurannasta on tullut monipuolinen tietolähde moneen käyttöön ja se kytkeytyy yrityksen toiminnanohjaukseen useamman liityntäpisteen kautta. Mikä siis olisi luonnollisempaa kuin työajanseuranta suoraan toiminnanohjausjärjestelmässä, missä valmiina löytyvät tiedot henkilöistä, tehtävistä, projekteista, tuotannon vaiheista, asiakkaista jne.

Mobiililaitteella tehtävät tuntikirjaukset helpottavat ja tehostavat päivittäistä toimintaa. Työntekijä voi helposti ja reaaliaikaisesti kirjata tunnit suoraan järjestelmään, eikä tunteja tarvitse muistaa tai kirjata väliaikaisesti muualle, kuten paperi- tai Excel-tiedostoon. Liikkuvien työntekijöiden tuntikirjaaminen tehostuu, kun kirjaaminen voidaan tehdä työnteon ohessa, jolloin tunnit on helppo muistaa ja näin vältytään virheiltä. Hallinnon työ myös helpottuu, kun tuntilappujen selvittely jää pois ja virheiden löytäminen ja korjaaminen tehostuu. Samalla tavalla palkanmaksu ja laskutus hyötyvät siitä, että tuntiluvut perustuvat todellisiin tunteihin.


Työajankirjaus suoraan Dynamics-järjestelmässä

Microsoft Dynamics AX 2012- tai Dynamics 365 for Finance and Operations -toiminnanohjausjärjestelmän käyttäjät voivat hyötyä ohjelmiston monipuolisista työajan seurantamahdollisuuksista ilman erillistä työajanseurantaohjelmaa – työajanseuranta on integroitu tapa kirjata työtunteja ja hallita työaikaa.

Microsoft Dynamics projektikirjanpito (Project Accounting) ja tuotannonohjaus (Shop Floor Control) sisältävät työajanseurannan toiminnallisuuksia, joita voidaan ottaa helposti käyttöön. Samalla saadaan yhdistettyä resurssien kustannukset tapahtumiin.


Työajanseurannan prosessi Dynamics-järjestelmässä

Microsoft Dynamics -työajanseurannan ydin on työajanseuranta-moduulissa. Moduulissa määritetään työntekijät, jotka käyttävät työajanseurantaa: työntekijään linkitetään työaikaprofiili, liukumaprofiili, esimies-/alaissuhteet, leimaustavan tiedot sekä mahdollinen maksusopimus eli TES. Työajanseuranta-moduuli mahdollistaa erilaisten työntekijäryhmien konfiguroinnin, ylemmistä toimihenkilöistä tuotantotyöntekijöihin.

Vaikka työajanseurannan ydin sijaitsee yhdessä Microsoft Dynamics -moduulissa, on siihen linkitettävissä toimintoja muualta järjestelmästä. Työtuntien kirjaaminen voi tapahtua mm. tuotannonohjauksen ja projektikirjanpidon työn leimaamisen toiminnoista.

Seuraavia liiketoimintaprosesseja voidaan hyödyntää suoraan työajanseurannan kannalta:

  • projektityöntekijä leimaa tuntejaan projekteille selaimella tai mobiililla

  • tuotantotyöntekijä tekee töitä tuotantolaitteella, johon on kiinnitetty pääte avustaa työntekijää työvaiheissa - mahdollista myös mobiililaitteellla

  • toimihenkilö kirjaa poissaolojaan/läsnäoloaan työaikakortille selaimella

  • varastotyöntekijä/muu työntekijä kirjaa itsensä sisään/lounaalle/ulos mobiilisti tai työpaikalla sijaitsevalla leimauspäätteellä

  • työntekijä voi myös leimata ns. epäsuoria tehtäviä kuten ulkotyötä, matka-aikaa tai kilpailukykytunteja (kiky).

Lempeä taulukko 1.png

Tuntien kirjaus voi siis tapahtua monella tavalla. Usein tätä kirjausta tehdään kuitenkin hyödyntämättä työajanseurannan mahdollisuutta muodostaa kirjauksista virallisia työaikoja.



Työajankirjauksen prosessissa vastuun jakaminen ja läpinäkyvyys

Yrityksen työntekijähierarkia on yleensä seuraavanlainen: työntekijä kirjaa tunteja, esimies laskee ja hyväksyy tunteja, ja henkilöstöhallinto tekee lopullisen kirjauksien tarkistuksen. Työajanseuranta-moduuli mahdollistaa näiden henkilöroolien vastuiden jakamisen. Työntekijälle voidaan antaa oikeus laskea omia tuntejaan helpottaen näin esimiehen työtaakkaa. Esimiehille voidaan antaa oikeus siirtää tunteja lopulliseen palkanlaskennan vaiheeseen helpottaen näin henkilöstöhallinnon työtehtäviä.

Työajanseuranta-moduulissa on proaktiivisia piirteitä, jotka estävät virheellisten kirjausten muodostumista, täyttävät vaihtoehtoisesti unohtuneita merkintöjä, pakottavat poissaolomerkintöjä ja tekevät laskentaa ja hyväksyntää virheettömille kirjauksille ilman ihmisen osallistumista.

Läpinäkyvyys tuntikirjauksien elinkaaren aikana on tärkeää ja järjestelmään jää informaatio kustakin käyttäjästä, joka on ollut osallisena työntekijän tuntien käsittelyssä. Microsoft Dynamics -järjestelmän laajat raportointimahdollisuudet auttavat myös osaltaan työaikakirjauksien läpinäkyvyydessä ja työntekijöille, esimiehille tai ylemmälle johdolle toimitettavien raporttien luonnissa.

Kuva aikakirjausten etenemisen prosessista:

Lempeä taulukko 2.png

Hyödyt Dynamics-järjestelmän työajanseuranta-toiminnallisuudesta

Yritys, jolla on käytössään Microsoft Dynamics AX 2012- tai Dynamics 365 for Finance and Operations -järjestelmä, voi korvata kolmannen osapuolen työajanseurantajärjestelmän ottamalla käyttöön Dynamics-ratkaisuun kuuluvan työajanseuranta-moduulin.

Selkeät hyödyt samaan ERP-järjestelmään kuuluvan työajanseurannan moduulista ovat seuraavat:

  • kolmannen osapuolen järjestelmän lisenssien ja integraatiotarpeen poistuminen

  • työajankirjaukset saadaan työntekijöiltä reaaliajassa ja todellisina

  • raportointi helpottuu ja tehostuu, kun kaikki data on saatavilla yhdessä paikassa



Lisätietoja:

Perttu Puonti, +358 20 759 9002, perttu.puonti@ecraft.com, Dynamics 365 Finance and Operations Time and Attendance Consultant