Budjetoinnista suorituskyvyn johtamiseen. Osa 3 – Rullaava ennustaminen mahdollistaa nopeamman päätöksenteon

/ Otto Hintikka

rullaava ennustaminen

Aiemmassa kirjoituksessa listasimme ominaisuuksia, joita modernin suunnittelujärjestelmän tulee sisältää viedäkseen organisaatiota kohti rullaavasti etenevää ja liiketoiminnan ajureiden kautta toteutettavaa suunnittelua. 

”Suunnittelujärjestelmän tulee nykyään pystyä yhdistämään kirjanpitotasoinen talouden suunnittelu, liiketoiminnan ajureiden kautta tapahtuva toiminnan ja talouden mallinnus sekä pidemmän aikavälin strateginen suunnittelu. Järjestelmän tulee integroitua suhteellisen vaivattomasti ulkopuolisiin tietolähteisiin ja mahdollistaa tiedon hyödyntäminen laskennassa sekä raportoinnissa reaaliaikaisesti.”  Blogi osa 2

Markkinoilta löytyy jo edelliset ehdot täyttävää teknologiaa, mutta mitä konkreettisia yrityksen suorituskykyyn vaikuttavia hyötyjä voidaan saavuttaa investoimalla nykyaikaiseen suunnittelujärjestelmään ja suunnitteluprosessin parantamiseen? Tavoitteet nivoutuvat kolmen teeman alle:

  1. Suunnitteluprosessin tuottavuus parantuu modernin suunnittelujärjestelmän avulla.
  2. Tiedon ja raportoinnin läpinäkyvyys johtaa laadukkaampaan päätöksentekoon.
  3. Pilvipohjainen järjestelmä mahdollistaa suunnitteluvastuun jakamisen organisaatiossa laajemmalle. Laajempi vastuunjako sitouttaa tulevaisuutta koskeviin päätöksiin. 

Budjetoinnista suorituskyvyn johtamiseen siirrytään, kun käytettävästä energiasta suurin osa käytetään liiketoimintaan vaikuttavien tekijöiden arviointiin ja muutosten suunnitteluun eurosummien manuaalisen laskemisen sijasta. Tällöin ennustetaan tapahtumia ja niiden todennäköisyyksiä järjestelmän luodessa taloudellisen ennusteskenaarion oletustietojen avulla. 

Moderni suunnitteluprosessi muodostaa joukon rinnakkaisia suunnitteluskenaarioita, joiden tarkkuustaso vaihtelee riippuen tarkasteluajanjaksosta. Skenaariot ovat vertailukelpoisia keskenään ja olennaista on, että niissä käytetään yhtenäistä tietomallia. Pilviympäristön ansiosta ajantasainen tieto on aina kaikkien päätöksentekijöiden saavutettavissa. Päätöksenteosta tulee yhtenäisempää. 

 

Budjetti ja strategia kohtaavat pilvessä

Yhtenäisten suunnitteludimensioiden puuttuminen on yksi yleisimmistä ongelmista, joka johtaa detaililla tasolla työmäärän merkittävään lisääntymiseen ennusteiden laadinta- ja päivitysvaiheissa. Yleisemmällä tasolla yhtenäisyyden puuttuminen johtaa yrityksen strategian, liiketoimintasuunnitelmien ja ennusteiden eriytymiseen toisistaan. 

Organisaatio, joka on siirtynyt budjetoinnista suorituskyvyn johtamiseen, viestii strategiansa ylätason tavoitteina ja mittareiden tavoitearvoina samassa pilviympäristössä taloudellisten suunnitelmien kanssa. Tämän perusteella se ylläpitää ja päivittää joustavasti pidemmän aikavälin liiketoimintasuunnitelmaa, joka täyttää ylätasolta asetetut tavoitteet. Liiketoimintasuunnitelman perusteella organisaatio pystyy tarkentamaan näkymän vuositason ennusteeseen, josta johdetaan edelleen joka kuukausi detailin tason rullaava ennuste. Kun pohjatyö on tehty ja prosessin aiemmat työvaiheet ovat tallessa yhteisessä pilviympäristössä, vaatii rullaavan ennusteen päivitys ainoastaan liiketoiminnan kannalta olennaisen ja epävarmimman osan tarkennusta. Edellä kuvattu prosessi johtaa todellisuuteen, jossa näkymää tarkentamalla jokainen käyttäjä voi siirtyä joustavasti kuukausiennusteesta strategisiin tavoitteisiin.  

scenario analysis


Järjestelmäinvestoinnin pitää johtaa parempaan toimintaan käytännön tasolla

Suunnittelujärjestelmän käyttöönottoprojektin päättyessä pohdimme aina asiakkaidemme kanssa onnistuimmeko yhdessä kehittämään prosesseja ja järjestelmää siten, että uusi tapa toimia on parempi kuin vanhat käytännöt. Muutenhan koko investoinnissa ei ole mieltä asiakkaan näkökulmasta.  

Arvioimme saavutettuja hyötyjä kokemusten perusteella ja mietimme mitä asioita olisimme voineet tehdä mahdollisesti toisin. Tämän tuloksena on syntynyt checklist, jonka avulla arvioidaan onko suunnitteluprosessin muutos saanut aikaan positiivisia ja konkreettisia parannuksia organisaation toiminnassa.  

Suunnitteluprosessin tuottavuus

  1. Onko ennusteprosessin läpivienti nopeutunut?
  2. Onko ennusteprosessin hallintaan käytetty aika vähentynyt?
  3. Onko datan keräämiseen ja laskentataulukoiden konsolidointiin käytetty aika vähentynyt?

Liiketoiminnan raportoinnin nopeus ja tarkkuus

  1. Onko raportoinnin ajantasaisuus parantunut? 
  2. Onko raportointivastuuta saatu hajautettua tiedon yhtenäisyyden ja tarkkuuden parantuessa yhtäaikaisesti?
  3. Onko raportoinnista tullut läpinäkyvämpää organisaation sisällä?

Sisäinen yhteistyö

  1. Onko uusi toiminnot yhdistävä järjestelmä otettu käyttöön koko organisaatiossa aktiivisesti?
  2. Onko liiketoiminta sitoutuneempi ennusteiden laatimiseen?
  3. Onko yhteistyö ja kommunikointi parantunut talouden ja liiketoiminnan välillä?

Taloudelliset vaikutukset

  1. Onko liiketoiminnan taloudellisten ennusteiden tarkkuus parantunut?
  2. Onko kiinteitä IT-kuluja saatu pienennettyä?
  3. Onko liiketoiminnan kannattavuus parantunut tarkemman liiketoimintanäkemyksen seurauksena?

Muutokset voivat olla pieniä ja välittömästi toimintaan vaikuttavia tai välillisiä koko yrityksen liiketoiminnan kannattavuuteen pidemmän ajan kuluessa vaikuttavia. Jos arvioinnin jälkeen ollaan sitä mieltä, että muutos on parantanut asioita sekä ydinliiketoiminnan että tukitoimintojen osalta, muutosta voidaan pitää aidosti onnistuneena. 

Olemme toteuttaneet asiakkaidemme kanssa pieniä ja suurempia liiketoiminnan suunnitteluprosessin muutoksia. Mikäli suunnitteluprosessinne vaatii muutosta tai nykyaikaisen järjestelmän toimiakseen, olemme valmiita ottamaan haasteen vastaan. Konkreettisia muutoksia matkan varrelta ovat mm. suunnitteluprosessin läpiviennin nopeuttaminen useasta kuukaudesta kolmeen viikkoon, parin sadan Excel-tiedoston tiivistäminen yhteen suunnittelunäkymään ja kahdeksan miljoonan euron kaavavirheen korjaaminen.

Budjetoinnista suorituskyvyn johtamiseen. Osa 1
Budjetoinnista suorituskyvyn johtamiseen. Osa 2 – Ajuripohjaisella suunnittelulla kohti rullaavia skenaarioita

Ota yhteyttä: referre@ecraft.com

Tilaa uutiskirjeemme Business Intelligence -uutiset ja tapahtumat