Tiedolla johtamisen liiketoiminnallinen hyöty

Ari Katajamäki.

Viimeisimmässä kirjoituksessani aiheena oli päätöksenteon kustannukset sekä miten teknologinen kehitys mahdollistaa sen, että päätöksentekoon käytetty aika, raha ja vaiva pienentyvät. Oli kyse mistä investoinnista tahansa, yrityksiä kiinnostaa, kuinka nopeasti investointi tuottaa konkreettista taloudellista hyötyä. Sama koskee BI –järjestelmiä, kuinka nopeasti investointi liiketoimintatiedon analysoinnin työkaluihin tuottaa yritykselle rahaa. Ennen kuin vastaan edelliseen kysymykseen on hyvä tehdä katsaus siihen, mitä nykyaikainen raportointi on.

Perinteinen raportointi on perustunut tiedon varastointiin ja siihen, että liiketoiminnan kannalta oleellinen tieto on tallessa jossain. Usein tuo ’jossain’ tarkoittaa IT-prosessien takana fyysisessä tietovarastossa (DataWarehouse). Tärkein ero vanhan- ja nykyaikaisen raportoinnin välillä on se, että vanhanaikainen raportointi on/oli IT-vetoista ja usein vaatii paljon aikaa ja vaivaa, jotta oikea tieto saadaan sinne missä sitä eniten tarvitaan. Uudenaikaista raportointia ei edes kannata kutsua raportoinniksi, se on liiketoiminnan kannalta oleellisen tiedon esittämistä havainnollistavassa muodossa, joka mahdollistaa entistä nopeamman päätöksenteon ja reagoinnin toimintaympäristössä tapahtuviin muutoksiin. Usein puhutaan hallitusta tiedolla johtamisesta, jonka teesit perustuvat enemmän liiketoiminnan ymmärtämiseen oikeista lähtökohdista kuin itse teknologiaan. Hallittu tiedolla johtaminen on systemaattinen tapa tulkita liiketoiminnan kannalta oleellisia tietoja. Hallitun tiedolla johtamisen mahdollistajana toimii itse BI –työkalu. Tässä tärkeintä on tiedostaa se, että hallittu tiedolla johtaminen lähtee liiketoiminnan tarpeesta eikä teknologia määrää prosessia.

Tiedolla johtamisen yhteydessä puhutaan usein organisaation maturiteetista ja siitä, millä tasolla yrityksen kulttuuri on tiedolla johtamisen näkökulmasta (tiedolla johtamisen maturiteetti). Maturiteetilla viitataan siihen kuinka, liiketoiminnan päättävissä elimissä olevat henkilöt, pystyvät perustamaan tekemänsä päätökset tietoon ja kuinka jalostunutta tuo tieto on. Varsinkin isoissa taloissa tiedolla johtamisen maturiteetti on pidemmälle kuin vallitseva teknologinen ratkaisu tai raportointikäytännöt. Tämän tarkoittaa sitä, että sen hetkinen ratkaisu ei palvele yrityksen tarpeita tiedolla johtamisen näkökulmasta. Viime vuosina useat erilaiset yrityksiin kohdistuneiden kysellyiden lopputuloksena on ollut, että yritykset tulevat panostamaan merkittävän osan kehitysbudjeteistaan nimenomaan tiedolla johtamisen ratkaisuihin. Tällöin on hyvin loogista saada tietää miten pian voidaan olettaa, että investointi tuottaisi puhdasta taloudellista hyötyä.

Tiedolla johtamisen maturiteetti. Perinteinen raportointi oli/on IT -vetoista, kun taas uuden aikainen raportointi on liiketoiminta lähtöistä.

Tiedolla johtamisen maturiteetti. Perinteinen raportointi oli/on IT -vetoista, kun taas uuden aikainen raportointi on liiketoiminta lähtöistä.

Mikä on konkreettinen mittari BI –työkalun investoinnin monetarisoitumiseen, miten yritys voi laskea tiedolla johtamisen työkalujen tuoman hyödyn siten, että se voidaan mitata puhtaassa rahassa. Usein liiketoiminnan kannalta oleelliset päätökset tehdään toimintaympäristössä tapahtuvien muutoksien seurauksena. Liiketoiminnan kannalta on oleellista tunnistaa ne mittarit, jotka kuvastavat toimintaympäristöä ja siellä tapahtuvia muutoksia. Jäätelömyyjän on järkevää lisätä resurssia, jos viikonlopulle on luvattu erinomaista säätä. Tämä on päätös, joka voi merkittävästi kasvattaa viikon kokonaismyyntiä. Edellinen esimerkki on erittäin yksinkertaistettu kuvaus analytiikan mahdollisuuksista, mutta havainnollistaa hyvin tiedon merkitystä päätöksenteossa.

Jos ajatellaan skenaariota, jossa myyntiorganisaation johtaja on yrityksensä johtoryhmässä. Johtoryhmässä tehdään päätös lisätä myyntiä tietylle kohderyhmälle, sillä kyseisen kohderyhmän sisällä on huomattu tapahtuneen yllättävän paljon myyntiä viimeaikoina. Tehdäkseen tietoon perustuvan päätöksen, myyntiorganisaation johtajan tulee kyetä analysoimaan kyseistä kohderyhmää, jotta kampanja voidaan kohdentaa tehokkaasti sekä oikeanlaisilla tuotteilla. Tämän lisäksi hänen pitää pystyä laskemaan kampanjalle mahdollinen alennusprosentti. Jaetaan edellinen skenaario kahteen eri hypoteesiin, ensimmäisessä hypoteesissa yrityksellä on käytössään vanhanaikainen raportointi ja toisessa hypoteesissa on uudenaikainen BI. Laskelmissa on käytetty pelkästään kiinteitä palkkakustannuksia.

  1. Hypoteesi: Myyntiorganisaation johtaja tienaa 9500 €/kk, IT –henkilö tienaa 4500 €/kk ja analyytikko tienaa 5000€/kk. Vuositasolla tämä tekee 228 000 € ja kuukaudessa 19 000 €. Johtoryhmän kokouksen jälkeen, myyntiorganisaation johtajan tulee tehdä päätös, miten kampanjaa lähdetään viemään eteenpäin. Tämä päätöksen tueksi hän tarvitsee tiedon kohderyhmään kuuluvien asiakkaiden perustiedoista, tuotepeitosta, keskiostoksen suuruudesta, tarjouksien hit rate %:sta jne. Pystyäkseen analysoimaan kaiken tämän tiedon, hän tarvitsee analyytikon työpanosta. Analyytikon kanssa hän joutuu käymään 2 tunnin palaverin, jossa asia käydään perinpohjaisesti läpi. Tämän jälkeen analyytikko joutuu tekemään aineistopoimintoja ja analysoimaan tarvittavat tiedot, johon kuluu 1 työpäivä. Pahimmassa tapauksessa analyytikko joutuu pyytämään IT –henkilöltä korjauksia tai uudelleen ajoja olemassa oleviin raportointikuutioihin. Kuutioon uuden dimension tuominen ja linkittäminen kotitalouden tietoihin kestää 1 työpäivän, jonka jälkeen aineisto on valmis seuraavana työpäivänä ja vasta sitten analyytikko pääsee tekemään tarvittavat analyysit. Analyysin valmistuttua, asia käydään johtajan kanssa läpi ja mietitään mitä havainnot mahdollisesti tarkoittavat suunnitellun kampanjan osalta. Tämän läpikäyntiin menee yhteensä 2 tuntia. Kaikkinensa tämä tarkoittaa reilua 3 työpäivää päätöksen aikaansaamiseksi. Taloudellisesti tämä tarkoittaa sitä, että kyseisen päätöksen kustannus on noin 1000 euroa
  2. Hypoteesi: Tässä hypoteesissa on samat vuotuiset kustannukset kun aikaisemmassakin, mutta päätöksenteon kaava on erilainen. Oletetaan, että yrityksellä on käytössään nykyaikainen BI –ratkaisu, joka on rakennettu vastaamaan myyntiorganisaation tarpeita. Sovelluksella on tiedot asiakkaiden perustiedoista, mihin kohderyhmään kuuluvat, keskikulutus per kohderyhmä, tuotepeitto, edellisten kampanjoiden tiedot sekä tiedot tuotteiden kannattavuudesta mahdollisilla alennusprosenteilla. Johtoryhmän kokouksen jälkeen myyntiorganisaation johtaja käy asian läpi analyytikon kanssa. Asiaa läpikäydessään, he käyttävät BI –työkalua, jossa kaikki oleellinen tieto on olemassa. Läpikäynnin aikana heille on muodostunut selkeä käsitys kyseisestä kohderyhmästä ja siitä millä tavalla kampanjaa olisi järkevä lähteä toteuttamaan. Aikaa päätöksentekoon kului siis 4 tuntia ja kustannukset ovat luokkaa 200 €

Vaikka hypoteesit itsessään yksinkertaistavat asioita ja jättävät tietyt tilannetekijät huomioimatta, niissä piilee BI –työkalujen voima. BI –työkalun liiketoiminnallinen hyöty konkretisoituu sen kyvystä tuottaa jatkuvaa lisäarvoa yritykselle. Uudenaikaisen BI:n liiketoiminnallinen vaikuttavuus on pitkäkestoisempaa, yksi ratkaisu saattaa palvella liiketoimintaa usean vuoden ajan. Perinteinen raportointi vaatii toimiakseen useamman henkilön työpanosta sekä yksittäisen kuution/ajon liiketoiminnallinen vaikuttavuus on vähäisempää.

Varsinaisesti järjestelmiin liittyvistä kustannuksista voit lukea lisää Jarkko Hännisen blogikirjoituksesta.